1. PREMESSA
Il Codice Etico è uno strumento integrativo delle norme di comportamento dettate dal legislatore; oltre al rigoroso rispetto della legge, infatti, la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO intende orientare tutte le decisioni ed i comportamenti del proprio personale al rispetto delle regole etiche e di correttezza generale, anche nei casi in cui esse non dovessero essere codificate dalla legge.
Il presente Codice costituisce parte integrante del sistema di organizzazione, gestione e controllo di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante “disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”
La vigilanza sull’attuazione del presente Codice e sulla sua applicazione è attribuita al Consiglio di Amministrazione, all’Assemblea dei Soci, al Sindaco e ai dipendenti della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO che ne segnalano le eventuali inadempienze o mancata applicazione all’organismo all’uopo costituito e denominato Organismo di Vigilanza Monocratico.
Il presente Codice Etico è costituito:
· dai principi generali sulle relazioni con i soggetti interessati, che definiscono in modo astratto i valori di riferimento nelle attività di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO;
· dai criteri di condotta verso ciascuna classe di soggetti interessati, che forniscono nello specifico le linee guida e le norme alle quali i collaboratori di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO sono tenuti ad attenersi per il rispetto dei principi generali e per prevenire il rischio di comportamenti non etici;
· dai meccanismi di attuazione, che descrivono il sistema di controllo per l'osservanza del Codice Etico e per il suo continuo miglioramento.
Per l’efficacia e l’obbligatorietà del Codice Etico si provvederà alla pubblicazione nelle bacheche aziendali; esso sarà consegnato a tutti i nuovi dipendenti e collaboratori della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, sin dalla fase di selezione, e diffuso a tutti coloro che hanno relazioni con la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO.
1.2 Destinatari
Le disposizioni del presente Codice Etico si applicano al personale dipendente, ai collaboratori, ai soci e al Presidente del Consiglio di amministrazione e a chiunque altro instauri, a qualsiasi titolo, un rapporto di collaborazione con la medesima.
Particolare attenzione è richiesta al personale “apicale”, nonché all’Organismo di Vigilanza, che ha il compito di vigilare sul funzionamento del codice e di curarne l’aggiornamento: tali soggetti sono chiamati a garantire che i principi adottati siano costantemente applicati ed a mantenere un comportamento che sia di esempio ai dipendenti ed ai collaboratori.
Il presente Codice si applica, altresì, ai terzi con i quali TRUCK VILLAGE COLLEFERRO intrattiene rapporti, in conformità alla legge ovvero agli accordi con essi stipulati e nei limiti stabiliti dal presente Codice.
I destinatari sono tenuti al rigoroso rispetto delle norme disciplinari e dei principi contenuti nel presente Codice.
La violazione di tale obbligo è suscettibile di essere sanzionata sul piano disciplinare.
In particolare, l’osservanza del presente Codice costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 codice civile.
La violazione del presente Codice può costituire inadempimento contrattuale e/o illecito disciplinare e, se del caso, può comportare il risarcimento dei danni eventualmente derivanti alla TRUCK VILLAGE COLLEFERRO da tale violazione, in conformità alla vigente normativa ed ai contratti collettivi come di volta in volta applicabili.
I Destinatari hanno l’obbligo di osservare le disposizioni di cui al presente Codice sia nei rapporti tra loro (cd. rapporti interni), sia nei rapporti con i terzi (cd. rapporti esterni)
In particolare, tutti i dipendenti della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO sono tenuti ad ispirarsi ai principi contenuti nel Codice Etico sia nella fissazione degli obiettivi che nell’assunzione delle decisioni che abbiano riflessi sui valori professionali, patrimoniali e gestionali e sul benessere dei dipendenti e della collettività.
In nessuna circostanza la pretesa di agire nell’interesse della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con quelli enunciati nel presente documento.
2. PRINCIPI ETICI GENERALI
Le azioni ed i comportamenti tenuti dai Destinatari devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza, legittimità, diligenza, onestà e rigore professionale, nell’osservanza delle leggi, del codice etico e delle procedure interne.
A tale scopo, ciascun Destinatario si impegna per acquisire con diligenza la necessaria conoscenza delle norme di legge applicabili allo svolgimento delle proprie funzioni, come di volta in volta vigenti. Ogni attività non conforme a norme, leggi e regolamenti, anche se fonte di profitto per la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, è espressamente vietata.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO persegue i propri obiettivi e la propria mission attraverso comportamenti ispirati ai seguenti Principi Etici Generali.
2.1 Rispetto delle leggi
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, nello svolgimento delle proprie attività, agisce nel rispetto delle leggi, dei regolamenti vigenti, del Codice Etico, del Modello e delle procedure interne.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO esige che tale condotta venga seguita anche dai soggetti che, a qualsiasi titolo, intrattengano rapporti con la stessa e si propone di non avviare o proseguire alcun rapporto di collaborazione con quanti non abbiano assunto il medesimo impegno.
2.2 Dignità, uguaglianza ed imparzialità
I Destinatari devono riconoscere e rispettare la dignità personale, la sfera privata ed i diritti della personalità di qualsiasi individuo.
È vietata ogni forma di discriminazione basata su genere, razza, lingua, condizioni personali e sociali, età, credo religioso e politico delle persone.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO opera nel rispetto dei principi di libertà, dignità della persona e delle diversità culturali, valorizza le relazioni con i propri stakeholder, instaurando con essi un rapporto caratterizzato da elevata professionalità e improntato a disponibilità, cortesia, ricerca e offerta della massima collaborazione.
2.3 Integrità e moralità
Nello svolgimento delle proprie funzioni, i Destinatari tengono una condotta ispirata alla trasparenza ed all’integrità morale e, in particolare, ai valori di onestà, correttezza e buona fede.
La qualità e l’efficienza dell’organizzazione della società, nonché la reputazione di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO costituiscono un patrimonio inestimabile e sono determinate in misura sostanziale dalla condotta di ciascun Destinatario.
Ogni Destinatario è quindi tenuto, con la propria condotta, a contribuire alla salvaguardia di tale patrimonio e, in particolare, della reputazione dell’Ente, sia nei luoghi di lavoro che al di fuori di essi.
In particolare, nello svolgimento delle proprie funzioni, ciascun Destinatario tiene una condotta ispirata all’integrità morale, tenuto conto dei vari contesti sociali, economici, politici e culturali di riferimento e, in particolare, ai seguenti valori: onestà, correttezza e buona fede, assumendosi le responsabilità che ad esso competono in ragione delle proprie mansioni; trasparenza, trattando le informazioni in suo possesso con tempestività ed attuando processi di comunicazione ed informazione ispirati a chiarezza, completezza, precisione e condivisione.
2.4 Tutela della persona
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO considera inaccettabili comportamenti che abbiano lo scopo o l’effetto di violare la dignità della persona.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO offre un ambiente di lavoro nel quale il personale possa sentirsi libero di esprimere le proprie idee e le proprie convinzioni, al fine di arricchire e migliorare il generale ambiente.
2.5 Conflitti di interesse
I Destinatari, nello svolgimento di qualunque attività, devono evitare ogni situazione, anche potenziale, di conflitto di interesse, che si realizza allorché gli stessi perseguano finalità diverse da quelle della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO e/o si avvantaggino personalmente di opportunità facenti capo alla stessa.
I destinatari sono chiamati a dichiarare preventivamente i conflitti di interesse, con particolare riferimento a quelli personali o familiari di qualsiasi natura, anche non patrimoniali, che possano influenzare l’indipendenza di giudizio nel decidere quale sia la migliore convenienza per la Società.
Ogni destinatario si impegna a dichiarare, senza ritardo, tali conflitti al proprio responsabile di riferimento che ne valuta caso per caso l’effettiva presenza e rilevanza, nonché ad astenersi dall’assumere decisioni in materie in cui si trovi in situazione di conflitto di interesse.
2.6 Riservatezza e tutela della privacy
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO ha adempiuto alle disposizioni ed ha adottato le misure di sicurezza richieste dal Regolamento generale sulla protezione dei dati n. 2016/679 (GDPR).
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO garantisce la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal raccogliere dati in violazione di legge.
I Destinatari del presente Codice sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria attività.
La protezione delle informazioni e dei dati contenuti o archiviati nei supporti informatici deve essere assicurata dall’adozione di misure di sicurezza idonee allo scopo. I dati e le informazioni acquisite sono trattate con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
2.7 Valore delle risorse umane
Il personale è un fattore indispensabile per il perseguimento degli obiettivi della società che, pertanto, tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorarne ed accrescerne il patrimonio di competenze professionali. La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, nella gestione dei rapporti di lavoro, di collaborazione e di consulenza, si astiene da qualunque comportamento discriminatorio ed iniquo.
2.8 Sicurezza sul luogo di lavoro
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO è costantemente impegnata a garantire la tutela della salute e della sicurezza sui luoghi di lavoro; a tal fine adotta politiche che perseguono concretamente questo obiettivo, sviluppando tra il personale dipendente la consapevolezza della gestione dei rischi, anche attraverso una formazione specifica, promuovendo comportamenti responsabili e preservando, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza di tutto il personale.
2.9 Trasparenza e completezza dell’informazione
I Destinatari sono tenuti a fornire ai propri interlocutori informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate per garantire che, nei rapporti con la Società, i portatori di interessi possano assumere decisioni autonome e consapevoli.
In ogni comunicazione con l’esterno, le informazioni devono essere veritiere, chiare e verificabili.
2.10 Correttezza nell’esecuzione dei contratti
Le obbligazioni contrattuali devono essere adempiute nel rispetto di quanto stabilito dalle parti. La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si impegna a non sfruttare a proprio vantaggio o in altrui danno situazioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti.
Chiunque operi in nome e per conto della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO deve astenersi dal trarre vantaggio da lacune contrattuali o da eventi imprevisti per gestire o rinegoziare un contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di debolezza della controparte.
2.11 Correttezza nella gestione delle risorse finanziarie
I Destinatari sono tenuti a rispettare tutte le norme e le disposizioni, sia nazionali che internazionali, nonché le procedure interne in tema di gestione delle risorse finanziarie nonché di antiriciclaggio.
2.12 Trasparenza della contabilità societaria
La trasparenza contabile nonché la tenuta delle scritture contabili secondo principi di verità, completezza, chiarezza, precisione, accuratezza e conformità alla normativa vigente è il presupposto fondamentale per un efficiente controllo.
Per ogni operazione deve essere conservata in atti adeguata documentazione di supporto, tale da consentire un’agevole registrazione contabile, la ricostruzione dell’operazione e l’individuazione di eventuali responsabilità.
Ciascun Destinatario è tenuto a collaborare alla corretta e tempestiva registrazione in contabilità di ogni attività di gestione.
La presentazione di adeguata documentazione di supporto è altresì richiesta ai Destinatari nella compilazione di note spese, di cui sia chiesto il rimborso.
TRUCK VILLAGE COLLEFERRO condanna qualsiasi comportamento volto ad alterare la correttezza e la veridicità di dati e informazioni contenute nei bilanci, nelle relazioni o nelle altre comunicazioni sociali previste per legge o diffuse al pubblico o dirette alle autorità di controllo.
2.13 Efficienza, efficacia ed economicità
La gestione dell’attività della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO è improntata ai criteri di economicità, efficienza ed efficacia, con l’obiettivo di erogare servizi secondo la logica del contenimento dei costi senza pregiudicarne la qualità.
Il principio dell’efficienza richiede che, in ogni attività lavorativa posta in essere, si realizzi il criterio dell’ottimizzazione nella gestione delle risorse impiegate e nell’erogazione dei servizi, assumendo l’impegno di offrire un servizio rispondente alle aspettative dell’utenza, e secondo standard qualitativi elevati.
In ossequio al principio di efficacia, la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO è impegnata a raggiungere tutti gli obiettivi prefissati, primo tra tutti il raggiungimento della soddisfazione dell’utenza, con le risorse disponibili, nel rispetto dei criteri di economicità, intesa come capacità, nel lungo periodo, di utilizzare in modo efficiente le risorse disponibili.
3. CRITERI DI CONDOTTA
3.1 Rapporti con autorità, pubbliche amministrazioni e altre istituzioni
I rapporti intrattenuti dalla Società con Pubblici Ufficiali o Incaricati di Pubblico Servizio, con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre autorità indipendenti, nonché con partner privati concessionari di un pubblico servizio, sono intrattenuti e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti, dei principi fissati nel Codice Etico, nelle procedure e protocolli previsti dal Modello organizzativo 231, e con modalità tali da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO ispira ed impronta la propria condotta al rispetto dell’imparzialità e del buon andamento cui è tenuta la Pubblica Amministrazione, intendendosi per tale l’insieme dei soggetti, di diritto pubblico o privati, che svolgono una “funzione pubblica” o un “pubblico servizio”, con i quali la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si interfaccia nello svolgimento delle proprie attività.
I rapporti con le pubbliche istituzioni sono tenuti dal Consiglio di Amministrazione o da propri delegati a ciò autorizzati, nel rispetto delle norme del presente Codice, nonché dello Statuto della Società e delle leggi speciali, avendo particolare riguardo ai principi di trasparenza ed efficienza.
Nei rapporti che i Destinatari del Codice, anche tramite terzi, intrattengono con la Pubblica Amministrazione, devono essere rispettati i seguenti principi:
- è necessario operare sempre nel rispetto della legge e della corretta prassi commerciale, con l’espresso divieto di porre in essere comportamenti che, per arrecare vantaggio all’Ente o perseguire un interesse della stessa, siano tali da integrare fattispecie di reato.
- quando è in corso una qualsiasi trattativa d’affari, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione, i dipendenti, i collaboratori e quanti operano per conto dell’Ente non devono cercare di influenzare impropriamente le decisioni né indurre al compimento di atti contrari ai doveri d’ufficio, seppure posto in essere a vantaggio o nell’interesse dell’Ente, i dirigenti, funzionari (compresi i funzionari che trattano o prendono decisioni per conto della Pubblica Amministrazione) o dipendenti della Pubblica Amministrazione o loro parenti o conviventi.
A titolo esemplificativo, e non esaustivo, i Destinatari del Codice non devono, né direttamente né indirettamente:
· esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale;
· offrire o in alcun modo fornire denaro, doni od omaggi;
· esercitare illecite pressioni o promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione;
· presentare dichiarazioni false a organismi pubblici nazionali o comunitari al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati oppure per conseguire concessioni, autorizzazioni, licenze o altri atti amministrativi;
· alterare il funzionamento di un sistema informatico o telematico o manipolare i dati in esso contenuti al fine di ottenere un ingiusto profitto arrecando danno alla Pubblica Amministrazione;
· destinare somme ricevute da organismi pubblici a titolo di erogazioni, contributi o finanziamenti, a scopi diversi da quelli per i quali sono stati assegnati.
Nel corso di una trattativa, richiesta o rapporto commerciale con la Pubblica Amministrazione, i Destinatari del Codice non devono comunque intraprendere direttamente o indirettamente le seguenti azioni:
· esaminare o produrre attività di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale;
· offrire o in alcun modo fornire omaggi anche sotto forma di promozioni aziendali riservate ai soli dipendenti o attraverso, ad esempio il pagamento di spese viaggi;
· sollecitare o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
Agli effetti della presente indicazione non si considerano doni i regali convenzionali di modico valore e proporzionati al caso.
Qualsiasi violazione effettiva o potenziale commessa dai dipendenti o da terzi va segnalata in ogni caso tempestivamente all’OdV istituito all’interno di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO.
3.2 Sistema informatico
Nell’utilizzo del sistema informatico, ogni dipendente si impegna ad osservare le regole di comportamento adottate dalla Società, ed è corresponsabile della sicurezza di tale sistema ed è soggetto alle disposizioni normative vigenti ed alle condizioni dei contratti di licenza d’uso dei software utilizzati dalla TRUCK VILLAGE COLLEFERRO.
Rientra nell’uso improprio dei beni e delle risorse l’utilizzo dei collegamenti in rete per fini diversi da quelli inerenti al rapporto di lavoro. Ogni dipendente è, altresì, tenuto a prestare il necessario impegno al fine di prevenire la possibile commissione di reati mediante l’uso degli strumenti informatici.
3.3 Salute e sicurezza sul lavoro
La responsabilità di ciascun Destinatario nei confronti dei propri collaboratori e colleghi rende obbligatoria la massima cura per la prevenzione di rischi di infortunio.
A tal fine, la pianificazione tecnica dei luoghi di lavoro, delle attrezzature e dei processi deve essere improntata al più alto livello di rispetto delle vigenti normative in materia di sicurezza ed igiene del lavoro.
Ciascun Destinatario deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite, per evitare ogni possibile rischio per sé e per i propri collaboratori e colleghi.
A tal fine, nel rispetto delle disposizioni di cui all’articolo 15 del decreto 81 del 2008, TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si impegna ad adempiere agli obblighi di legge vigenti al fine di:
· eliminare i rischi e, ove ciò non sia possibile, ridurli al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnologico;
· valutare tutti i rischi che possono essere eliminati nonché ridurre i rischi alla fonte;
· rispettare i principi ergonomici e di salubrità nei luoghi di lavoro nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro e la scelta delle attrezzature di lavoro, nella definizione dei metodi di lavoro e di produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo;
· sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso;
· programmare le misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l’adozione di codici di condotta e buone prassi;
· dare la priorità alle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;
· impartire adeguate istruzione ai Destinatari del Codice per il corretto adempimento dei suddetti principi.
3.4 Tutela ambientale
La tutela dell’ambiente e la salvaguardia delle risorse naturali sono obiettivi prioritari di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO. Tutte le attività sono gestite nel rispetto della normativa vigente in materia ambientale.
Ciascun Destinatario, nello svolgimento delle proprie funzioni ed attività, deve contribuire al perseguimento di risultati esemplari in tale settore
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO gestisce e conduce le proprie attività nel rispetto dell’ambiente: le scelte di investimento e l’operatività sono improntate alla sostenibilità ambientale, in un’ottica di crescita eco-compatibile.
Inoltre s’impegna a diffondere e consolidare tra tutti i propri dipendenti una cultura della tutela ambientale e della prevenzione dell’inquinamento, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutto il personale.
3.5 Gestione delle risorse finanziarie e lotta al riciclaggio
La gestione delle risorse finanziarie deve avvenire nel pieno rispetto delle deleghe conferite, nonché di eventuali specifiche autorizzazioni per il compimento di particolari operazioni.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità.
Particolare attenzione deve essere dedicata ai pagamenti in contanti: la Società, al fine di prevenire il rischio di compiere, ancorché in modo involontario o inconsapevole, operazioni di qualsiasi natura aventi ad oggetto denaro, beni o altre utilità che siano frutto della commissione di reati, si astiene dal percepire e dall’effettuare, a qualsiasi titolo, pagamenti in denaro contante superiori ad € 500,00.
È fatto divieto ai destinatari del presente Codice di tenere, promuovere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, presi individualmente o collettivamente, integrino, direttamente o indirettamente, il reato di riciclaggio.
4. ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO
4.1 Diffusione e comunicazione del Codice Etico
Il Codice Etico è portato a conoscenza di tutti i destinatari, interni ed esterni, che sono tenuti ad osservarne il contenuto, mediante apposite attività di comunicazione e comunque collocandolo sul sito internet istituzionale.
Tutti i destinatari del Codice Etico sono tenuti a rispettare e a fare osservare le disposizioni del Codice Etico stesso.
L’osservanza dei principi del Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali del personale dipendente ai sensi e per gli effetti delle normative vigenti (art. 2104 del Codice Civile “diligenza del prestatore di lavoro”).
Al fine di perseguire il rispetto dei principi di cui al presente Codice, TRUCK VILLAGE COLLEFERRO assicura:
· la massima diffusione e conoscibilità del presente Codice;
· l’interpretazione e l’attuazione uniforme del presente Codice;
· lo svolgimento di verifiche in merito a notizie di violazione del presente Codice e l’applicazione di sanzioni in caso di violazione delle stesse in conformità alla normativa vigente;
· la prevenzione e repressione di qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di coloro che contribuiscano all’attuazione del presente Codice;
· l’aggiornamento periodico del presente Codice, sulla base di esigenze che di volta in volta si manifestino anche alla luce delle attività sopra indicate.
L’Organismo di Vigilanza è, comunque, a disposizione per ogni delucidazione e chiarimento in merito all’interpretazione e/o applicazione del Codice Etico.
4.2. Sistema di controllo interno
È politica della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO diffondere a tutti i livelli una cultura caratterizzata dalla consapevolezza dell'esistenza di controlli e dall’assunzione di una mentalità orientata all'esercizio del controllo. L'attitudine verso i controlli deve essere positiva, per il contributo che questi danno al miglioramento dell’efficacia ed efficienza gestionale.
Per controlli interni devono intendersi tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, gestire e verificare le attività dell'impresa con l'obiettivo di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure, proteggere i beni della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO e la salute/sicurezza delle persone, gestire efficientemente le attività e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
Il sistema di controllo interno, nel suo insieme, deve ragionevolmente consentire:
· il rispetto della normativa vigente e del Codice Etico;
· il rispetto delle strategie e delle politiche della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO;
· la tutela dei beni della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, materiali e immateriali;
· l’efficacia e l’efficienza della gestione;
· l’attendibilità delle informazioni finanziarie, contabili e gestionali interne ed esterne.
La responsabilità della realizzazione di un sistema di controllo interno efficace è condivisa e comune ad ogni livello della struttura organizzativa.
Conseguentemente, tutti, nell'ambito delle funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo.
4.3 Violazioni del Codice Etico
L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale dei doveri che incombono sugli Organi Sociali e sul personale della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, nonché parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte dai cd. Terzi Destinatari.
In caso di accertata violazione del Codice Etico, l’OdV riporta la segnalazione e richiede l’applicazione di eventuali sanzioni agli amministratori.
La violazione delle norme del Codice Etico comporterà l’applicazione delle sanzioni previste nel Sistema Disciplinare e/o, per quanto attiene ai Terzi Destinatari, nelle clausole inserite nei rapporti contrattuali.
Ai soggetti ‘cd apicali’ potranno essere applicate diverse tipologie di sanzioni che vanno, in ordine crescente di gravità, dal richiamo scritto, alla multa e al licenziamento.
Ai soggetti ‘cd dipendenti’ potranno essere applicate diverse tipologie di sanzioni che vanno, in ordine crescente di gravità, dal rimprovero verbale, all’ammonizione scritta, alla sospensione dal servizio o dalla retribuzione e al licenziamento.
In ogni caso TRUCK VILLAGE COLLEFERRO esercita il proprio potere disciplinare e l’irrogazione di sanzioni in conformità dei principi della proporzione e del contraddittorio, commisurando la sanzione irrogata all’entità della violazione e assicurando comunque il coinvolgimento del soggetto interessato.
4.4 Segnalazioni di eventuali violazioni del Codice Etico
Qualora un soggetto tenuto al rispetto del Modello e del presente Codice Etico venga a conoscenza di un fatto o di una circostanza idonea ad integrare il pericolo di una loro violazione, è tenuto ad effettuarne tempestiva segnalazione all’Organismo di Vigilanza.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO ha attivato gli opportuni canali di comunicazione dedicati, al fine di agevolare il processo di segnalazione all’Organismo di Vigilanza. In particolare, è stata attivata una apposita casella di posta elettronica : info@truckvillage.it presso la quale inviare le eventuali segnalazioni in ordine al mancato rispetto dei dettami di cui al presente Codice, la quale sarà utilizzata anche per la ricezione di segnalazioni di natura anonima, ovvero quelle nelle quali non sia possibile risalire all'identità del mittente.
In aggiunta, le segnalazioni possono essere effettuate inviando apposita comunicazione scritta, anche anonima, presso la sede dell’Ente.
Il presente Codice è distribuito ai destinatari secondo le modalità di volta in volta ritenute più idonee per una efficace divulgazione.
5. REVISIONE DEL CODICE ETICO
Le disposizioni di legge e le norme di comportamento possono essere soggette a variazioni, ragione per la quale il Codice di Etico di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO viene valutato regolarmente alla luce del quadro normativo e dell'assetto organizzativo della Società e, ove necessario, aggiornato e integrato. Tutti i dipendenti sono invitati ad apportare il proprio contributo per continuare a sviluppare il presente Codice di Etico.
INDICE
CAPITOLO I: RIFERIMENTI LEGISLATIVI
CAPITOLO II: CONTESTO DELLA SOCIETà, AREE DI RISCHIO ED ADOZIONE E DIFFUSIONE DEL MODELLO ORGANIZZATIVO
CAPITOLO III: L’ORGANISMO DI VIGILANZA
CAPITOLO IV: SISTEMA DISCIPLINARE
CAPITOLO V: ORGANIZZAZIONE E STRUTTURE AZIENDALI
CAPITOLO VI: PRINCIPI COMPORTAMENTALI. PROTOCOLLI OPERATIVI SPECIFICI PER LA PREVENZIONE DEI REATI DI CUI ALLE AREE DI RISCHIO. OBBLIGHI DI INFORMAZIONE VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA.
Si riportano qui di seguito i documenti allegati al Modello di organizzazione, gestione e controllo, che fanno parte integrante del documento, al fine di poter garantire all’azienda una maggiore trasparenza in merito agli adeguamenti al D. lgs. 231/2001.
Ø Appendice Normativa
Ø Codice Etico
Ø Lettera di Presa visione e accettazione
Ø Allegato 1: Scheda Evidenza
Ø Allegato 2: Scheda di Segnalazione
ØAllegato 3: Dichiarazione di assenza di conflitti di interesse
Ø Allegato 4: Dichiarazione e clausola risolutiva per collaboratori, consulenti esterni, partner, agenti e fornitori
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MODELLO ORGANIZZATIVO |
Il Modello indica l’organizzazione della società consortile Truck Village Colleferro, definisce le differenti strutture consortili e per ogni struttura indica le attività a cui essa è preposta, nonché le responsabilità ed i controlli che ad essa fanno capo per evitare il verificarsi di situazioni pregiudizievoli per la Società con riferimento specifico ai reati contemplati dal D. Lgs. 231/2001. |
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ORGANIGRAMMA |
È il documento che indica i responsabili dei differenti livelli consortili a cui è attribuita la responsabilità del corretto adempimento di tutte le attività espletate dalla struttura secondo le modalità indicate nel MODELLO ORGANIZZATIVO. |
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CODICE ETICO |
È la “Carta Costituzionale” del Consorzio, una carta dei diritti e doveri morali che definisce la responsabilità etico-sociale di ogni partecipante all’organizzazione imprenditoriale. |
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CODICE DISCIPLINARE |
Codice Disciplinare adottato dalla Truck Village Colleferro |
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AREE A RISCHIO |
Aree di attività della Società nel cui ambito risulta profilarsi, in termini concreti, il rischio di commissione dei reati contemplati dal D. Lgs. 231/2001. |
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ORGANISMO DI VIGILANZA O O.d.V |
Organismo interno preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e al relativo aggiornamento, di cui all’articolo 6, comma 1, lettera b) del D. Lgs n. 231/2001. |
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COLLABORATORI |
Coloro che agiscono in nome e/o per conto di Truck Village Colleferro sulla base di apposito mandato o di altro vincolo contrattuale. |
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DESTINATARI |
Tutti i soggetti destinatari del Modello ed in particolare Amministratori, Dipendenti, Collaboratori ed Interlocutori. |
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DECRETO |
Il D. Lgs. n. 231/2001, come successivamente modificato ed integrato. |
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DIPENDENTI |
Tutti i lavoratori subordinati della Truck Village Colleferro |
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ENTI |
Società, associazioni, consorzi, Enti Pubblici rilevanti ai senti del D. Lgs. n. 231/2001. |
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FUNZIONE PREPOSTA |
Strutture organizzative responsabili dei controlli e dei report periodici da riportare all’ O.d.V. |
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P.A. |
Qualsiasi Pubblica Amministrazione inclusi i relativi esponenti nella loro veste di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio anche di fatto; nonché, i membri degli Organi delle Comunità Europee e i funzionari delle Comunità Europee e di Stati Esteri. |
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PROTOCOLLI |
Procedure interne da seguire per favorire il flusso informativo dai singoli uffici all’O.d.V. |
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REATI O REATO |
I reati rilevanti a norma del Decreto. |
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WHISTLEBLOWING |
Qualsiasi segnalazione, ex art. 6, comma 2-bis, lett. a) del D.Lgs 231/01, di condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto o di violazioni del Modello di organizzazione e gestione dell’Ente, effettuate dai soggetti e nelle modalità indicate dalla norma. |
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CAPITOLO I: RIFERIMENTI LEGISLATIVI
1.1 IL DECRETO LEGISLATIVO N. 231/2001 – LA RESPONSABILITà PENALE AMMINISTRATIVA DELLE IMPRESE
In data 08/06/2001 è stato emanato – in esecuzione della delega di cui all’articolo 11 della Legge n. 300 del 29/09/2000 – il D. Lgs. 231/2001[1] che ha inteso adeguare la normativa interna in materia di responsabilità delle persone giuridiche ad alcune convenzioni internazionali cui l’Italia aveva già da tempo aderito:
Il Decreto ha introdotto, per la prima volta nell’ordinamento italiano, un nuovo tipo di illecito, formalmente definito amministrativo, ma avente nella sostanza natura penale, ossia quello addebitabile direttamente ed autonomamente all’ente collettivo (persona giuridica, società, associazione anche non riconosciuta, ente pubblico economico) per i reati commessi, nel suo interesse o a suo vantaggio, dai “vertici” o dai “sottoposti” dello stesso ente.
L’intento del legislatore di includere nel decreto del 2001 tutti i crimini che l’ente può commettere è evidente dal costante aumento delle fattispecie “presupposto”; infatti, sono stati introdotti i reati di lesioni ed omicidio colposo commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sui lavoro (art. 25/septies) nel 2007 – poi modificati dal Dl.vo 81/2008 - i reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro o altra utilità di provenienza illecita (art. 25/octies), i reati informatici e d’illecito utilizzo dei dati (art. 24/bis), i delitti di criminalità organizzata (art. 24/ter), i delitti contro l’industria e il commercio (art. 25/bis-1), i reati in materia di violazione del diritto di autore (art. 25/novies) e l’induzione a non rendere dichiarazioni all’autorità giudiziaria ovvero a renderle mendaci (art. 25/decies1).
Ancora, il catalogo è stato ampliato con la inclusione dei delitti ambientali (25/undecies, così come modificato dalla L. 68/2015), della fattispecie di impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25/duodecies, di recente modificato ed arricchito nel 2017), nonché della fattispecie di razzismo e xenofobia (Art. 25-terdecies, D.Lgs. n. 231/2001, articolo aggiunto dalla Legge 20 novembre 2017 n. 1677, modificato dal D.Lgs. n. 21/2018).
A ciò si aggiunga che, con l’introduzione dell’art. 648/ter1 del codice penale, in vigore dal 1° gennaio 2015, per effetto della legge 15 dicembre 2014, n. 186, è stato incluso nel cosiddetto “catalogo” dei reati previsti dal Dl.vo 231/2001, anche il delitto di autoriciclaggio, determinando così una possibile responsabilità amministrativa in capo all’ente che lo commette. La materia in oggetto è stata ulteriormente implementata dagli ultimi approdi caratterizzati dalle determinazioni dell’Anac del 2015 nonché il documento elaborato dal Cndcec nel giugno 2016. Ancor di più, la disciplina è arricchita dai più recenti interventi legislativi relativi al regolamento di rating così come previsto anche dalla Delibera n. 27165 del 2018 dell’Autorità Garante della Concorrenza e del mercato (AGCM).
Inoltre, l’art. 1, co.9, L. 9 gennaio 2019, nr.3 (cd. Spazzacorrotti) ha modificato gli artt. 13, in materia di sanzioni interdittive, 25, in materia di reati contro la pubblica amministrazione, dai quali dipende la responsabilità dell’ente e 51, relativo alla durata massima delle misure cautelari.
Ancora, va segnalato l’inserimento del delitto di dichiarazione fraudolenta, di cui all’art. 2 del d.lgs. 74/2000, nel novero dei reati presupposto che determinano la responsabilità amministrativa dell’ente in base al d.lgs. 231/2001, attraverso l’introduzione dell’art. art. 25-quinquiesdecies (Reati tributari) mediante l'art. 39 del d.l. 26 ottobre 2019, n. 124.
L’ultimo provvedimento ampliativo del catalogo è entrato in vigore il 30 luglio 2020: trattasi del Decreto legislativo 14 luglio 2020, n. 75 che ha inserito non solo il reato di contrabbando (art. 25-sexiesdecies), ma ha anche esteso a tutti i reati tributari di cui al d.lgs. 74/2000 la qualifica di reato presupposto, modificando, così, l’art. art. 25-quinquesdecies.
Tale responsabilità si aggiunge a quella (penale) della persona fisica che ha realizzato materialmente il reato. Quanto ai profili di imputazione, è sufficiente che vi sia l’elemento dell’interesse, a nulla rilevando che la società abbia tratto un profitto dalla commissione dell’illecito.
Prima dell’entrata in vigore del Decreto, il principio di personalità della responsabilità penale (art. 27 Cost.) precludeva, infatti, la possibilità di giudicare ed eventualmente condannare in sede penale gli Enti in relazione a reati commessi nel loro interesse, potendo sussistere soltanto una responsabilità solidale in sede civile per il danno eventualmente cagionato dal proprio dipendente ovvero per l’obbligazione civile derivante dalla condanna al pagamento della multa o dell’ammenda del dipendente in caso di sua insolvibilità (articoli 196 e 197 C.P.P.).
L’ampliamento della responsabilità mira, pertanto, a coinvolgere nella punizione di taluni illeciti penali il patrimonio degli enti e, in definitiva, gli interessi economici dei soci, i quali, fino all’entrata in vigore della legge in esame, non pativano alcuna conseguenza dalla realizzazione di reati commessi, con vantaggio della società, da amministratori e/o dipendenti.
Lo stesso Decreto, tuttavia, all’art. 6 introduce una particolare forma di esonero dalla responsabilità in oggetto qualora l’Ente dimostri:
Il Decreto prevede, inoltre, che il Modello Organizzativo (da ora in avanti Modello) che adottato e attuato dall’impresa per prevenire il rischio di commissione di reati dai quali possa derivare la sua autonoma responsabilità, debba:
Lo stesso Decreto dispone che i Modelli possono essere adottati, garantendo le esigenze sopra citate, sulla base di codici di comportamento c.d. “Codice Etico” dell’impresa, concepito come “carta dei valori”, contenente i soli principi generali che caratterizzano l’attività dell’impresa: legalità, correttezza nei rapporti (con gli interlocutori esterni e con i dipendenti), tutela dell’ambiente, trasparenza.
1.2 FATTISPECIE DI REATI PREVISTI DAL DECRETO
Per l’elenco delle fattispecie di Reato suscettibili di configurare la responsabilità amministrativa dell’Ente, la descrizione delle relative sanzioni e delle condizioni di applicabilità previste, si faccia riferimento al D.Lgs. 213/01 e ss.mm.ii.
CAPITOLO II: CONTESTO AZIENDALE, AREE DI RISCHIO, ADOZIONE, DIFFUSIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MODELLO ORGANIZZATIVO
2.1 IL CONTESTO AZIENDALE
La società consortile a responsabilità limitata TRUCK VILLAGE COLLEFERRO ha sede legale in Colleferro (RM) ed è iscritta al Registro delle Imprese della Camera di Commercio di Roma.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO è una Società Consortile a responsabilità limitata, costituita nel 2001, che si propone lo scopo di contribuire alla elevazione culturale e professionale dei propri soci, promuovendo la specializzazione delle imprese ed il contenimento dei costi; di sostenere la crescita e la qualificazione delle imprese associate, favorendone il coordinamento delle attività, il contenimento della concorrenza e la prestazione di servizi a favore dei committenti alle migliori condizioni di mercato.
Il tutto curando il processo produttivo dei servizi delle consorziate ed in particolare provvedendo alla progettazione, realizzazione e gestione: delle aree integrate ed attrezzate di sosta, stoccaggio per centri intermodali, piattaforme logistiche; delle aree vigilate di sosta autoveicoli; dei locali per uffici nonché stalli, box, capannoni, depositi, aree attrezzate per usi specifici; degli impianto di distribuzione di carburanti; della deputazione, decantazione e trattamento e smaltimento dei rifiuti solidi, liquidi e gassosi; e di ogni altro impianto o struttura necessaria ed opportuna per il perseguimento degli scopi sociali.
2.2 LE AREE DI RISCHIO
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AREA 1: Rapporti con la Pubblica Amministrazione
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Fattori di rischio: gestione delle procedure per l'ottenimento di erogazioni, contributi o finanziamenti da parte di organismi pubblici italiani o comunitari e il loro concreto impiego; gestione delle procedure di sponsorizzazione a favore delle Pubbliche Amministrazioni; gestione delle assunzioni; gestione delle donazioni ad Enti pubblici; gestione dei rapporti con Enti Pubblici ed Autorità in occasione di verifiche, controlli, ispezioni ed accertamenti (giudiziari, tributari, amministrativi, ambientali, sicurezza sul lavoro, ecc.), nonché nelle fasi di contenzioso giudiziale in generale ed in quella stragiudiziale con soggetti pubblici; gestione della fase autorizzativa degli impianti con gli Enti locali e Dogana. |
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AREA 2: Gestione Bilancio e Gestione Contabile e Finanziaria |
Fattori di rischio: redazione del bilancio; predisposizione di comunicazioni dirette ai soci riguardo alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società; gestione dei rapporti con il Sindaco Unico; predisposizione e divulgazione verso l'esterno di dati o notizie relative alla Società; predisposizione di comunicazioni ad Autorità pubbliche di Vigilanza; gestione delle fatture; gestione del recupero crediti; verifica delle operazioni di cassa compiute dalla società di trasporto valori; gestione degli acquisti; gestione della contabilità generale; altre “attività sensibili”. |
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AREA 3: Gestione Informatica |
Fattori di rischio: gestione delle procedure di accesso alla rete intranet e internet; gestione delle procedure di back up dei dati e loro conservazione; gestione delle altre “attività sensibili”. |
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AREA 4: Sicurezza ed igiene sul lavoro
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Fattori di rischio: Gestione delle procedure di sicurezza ex d.lgs. 81/08; gestione del contratto di somministrazione di manodopera.
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AREA 5: Associazione a delinquere di stampo camorristico |
Fattori di rischio: assunzione di personale direttamente o indirettamente indicato dalle associazioni criminali o comunque ad esse riconducibili; assicurazione di condizioni commerciali di favore a società enti o individui direttamente o indirettamente riconducibili a gruppi criminali; ricorso ad individui o enti riconducibili alla criminalità organizzata al fine di rafforzare la propria posizione nel mercato; ricorso a individui o enti riconducibili alla criminalità organizzata per la riscossione dei propri crediti; offerta di assistenza a persone riconducibili ad associazioni camorristiche; esercizio di meccanismi di pressione sui propri dipendenti a procurare voti in favore di soggetti con cui sono stati stretti accordi illeciti; ricorso ad associazioni camorristiche per ottenere protezione sugli impianti. |
Le Aree di attività a rischio reato sono i contesti operativi dell’azienda più esposti a rischio reato.
Ad ogni buon conto, per TUTTE le Aree antescritte permane il richiamo e la rigida osservanza dei principi contenuti sia nel presente Modello che nel Codice Etico, i quali vincolano tutti i destinatari (Amministratore, Soci, Dipendenti e Collaboratori in genere), al rispetto ed ossequio delle leggi.
2.3 ADOZIONE DEL MODELLO ORGANIZZATIVO
In considerazione della particolare complessità e delle responsabilità connesse alla tipologia di attività effettuata, la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO – Società Consortile a responsabilità limitata (d’ora in avanti Truck Village) ha deciso di adottare – all’esito di laboriose attività di risk assessment e di gap analysis - il presente MODELLO ORGANIZZATIVO.
L’obiettivo perseguito da TRUCK VILLAGE COLLEFERRO è di prevenire il rischio di commissione di reati descritti nel precedente capitolo dai quali possa derivare la responsabilità dell’Impresa ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001 (da ora in avanti Decreto) e successive modifiche ed integrazioni e nello stesso tempo garantire efficienza, correttezza, trasparenza e qualità nell’espletamento delle attività aziendali.
Il MODELLO ORGANIZZATIVO prevede inoltre la definizione ed adozione – accanto al CODICE ETICO - di altri documenti gestionali che sono allegati al MODELLO ORGANIZZATIVO e ne costituiscono parte integrante.
TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, nell’adottare il MODELLO ORGANIZZATIVO, si propone di:
- migliorare il proprio sistema di Corporate Governance;
- predisporre un sistema strutturato ed organico di prevenzione finalizzato alla riduzione del rischio di commissione dei reati connessi all’attività aziendale;
- determinare in tutti coloro che operano in nome e per conto della società (amministratore, soci, dipendenti) nelle aree di attività sensibili, la consapevolezza di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni ivi riportate, in un illecito passibile di sanzioni;
- sensibilizzare tutti gli altri soggetti alla stessa cointeressati (clienti, fornitori, partners, collaboratori a diverso titolo), affinché questi seguano nell’espletamento delle proprie attività, comportamenti corretti e lineari, tali da prevenire il rischio di commissione dei reati contemplati nel Decreto, che possano determinare implicazioni sulla TRUCK VILLAGE;
- rendere evidente all’interno ed all’esterno della azienda che TRUCK VILLAGE COLLEFERRO non tollera comportamenti illeciti, di qualsiasi tipo e indipendentemente da qualsiasi finalità, in quanto tali comportamenti sono comunque contrari ai principi etici cui l’azienda intende attenersi.
2.4 AGGIORNAMENTO, RATIFICA E MODIFICHE AL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO.
Il MODELLO ORGANIZZATIVO e tutti i suoi allegati sono predisposti ed eventualmente aggiornati dal Rappresentante Legale della Società.
Il MODELLO ORGANIZZATIVO prevede:
· la definizione dell’organizzazione aziendale con identificazione delle differenti strutture decisionali ed operative (la identificazione dei responsabili delle differenti strutture è riportata nell’organigramma aziendale)
· l’individuazione delle attività espletate dalle differenti strutture aziendali con evidenziazione delle aree di criticità nel cui ambito possono essere commessi reati;
· gli obblighi e le modalità di informazione nei confronti dell'Organismo deputato a vigilare sul funzionamento e sull'osservanza del Modello;
· l’introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello.
Il Modello è sottoposto a verifica periodica e viene modificato nel caso in cui siano scoperte significative violazioni delle prescrizioni o si verifichino mutamenti dell’organizzazione o delle attività dell’Impresa, ovvero delle norme di riferimento.
2.5 DIFFUSIONE ED INFORMAZIONE
Il MODELLO ORGANIZZATIVO, così come aggiornato, sarà oggetto di ampia diffusione sia all’interno che all’esterno dell’azienda.
DIFFUSIONE ED INFORMAZIONE INTERNA
Per quanto attiene la informazione interna si provvederà a consegnare a ciascun dipendente una copia del MODELLO ORGANIZZATIVO e dei suoi allegati e ciascuno dei destinatari dovrà firmare una dichiarazione di piena accettazione dei contenuti del modello e di impegno ad attenersi alle disposizioni ed ai comportamenti in esso previsti.
Sarà inoltre attuato un preciso momento formativo per meglio esplicitare a ciascun dipendente le finalità e le prescrizioni del MODELLO ORGANIZZATIVO.
Copia del Modello, dei documenti ad esso allegati e dei suoi aggiornamenti è depositata presso la sede legale della società consortile ed è a disposizione di chiunque abbia titolo a consultarla.
Per quanto attiene, in particolare, all’organigramma di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si precisa che esso viene definito dal Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Inoltre, l’organigramma viene affisso negli uffici dell’azienda in libera visione.
Ogni cambiamento dell’organigramma deve essere tempestivamente portato a conoscenza di tutto l’organico della società con le medesime modalità sopra esposte.
L’organigramma deve riportare la indicazione delle strutture aziendali con i relativi responsabili e deve inoltre indicare sinteticamente le funzioni espletate dalle singole strutture e le rispettive responsabilità.
L’attribuzione delle responsabilità e le linee di dipendenza gerarchica rispondono, altresì, alla necessità di attuare una separazione dei compiti nelle fasi determinanti dei processi a rischio, contribuendo in modo determinante all’attuazione pratica del Modello.
INFORMAZIONE AGLI ENTI CLIENTI ED AI FORNITORI
Verrà data informazione ai clienti ed ai fornitori del Modello Organizzativo aziendale. Per quanto attiene specificamente ai fornitori, verrà inserita nei contratti una clausola specifica che obbliga il fornitore a dare a TRUCK VILLAGE COLLEFERRO segnalazione di eventuali vicende soggettive del fornitore che possano generare implicazioni pregiudizievoli per le attività della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, con particolare riferimento a problematiche connesse alle normative antimafia e che siano in contrasto con le prescrizioni del Modello Organizzativo e del Codice Etico.
INFORMAZIONE AGLI ENTI ED ORGANI ISTITUZIONALI
Informazione dell’istituzione del Modello Organizzativo e del Codice Etico sarà data agli Enti di certificazione e agli Enti di vigilanza di settore.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si riserva il deposito del presente Modello e del Codice Etico presso la Camera di Commercio di Roma.
VERIFICA ED AGGIORNAMENTO
Il Modello è sottoposto a verifica periodica e viene modificato nel caso in cui siano scoperte significative violazioni delle prescrizioni o si verifichino mutamenti dell’organizzazione o delle attività dell’Impresa ovvero delle norme di riferimento.
In ogni caso, l’azienda garantisce la completa osservanza della legge e delle normative in materia di trattamento dei dati personali, adeguato al documento di valutazione di impatto sulla protezione dei dati (GDPR 2016/679), con riferimento ai propri dipendenti e collaboratori, ai propri clienti, agli interlocutori esterni di qualunque natura sia persone fisiche o giuridiche e assicura la riservatezza delle informazioni ricevute da terzi in proprio possesso. A tale scopo, si avvale di un consulente addetto alla privacy e sicurezza, nella persona del dott. De Angelis David.
CAPITOLO III: L’ORGANISMO DI VIGILANZA (O.d.V.)
3.1. IDENTIFICAZIONE, NOMINA E REVOCA DELL’ O.d.V.
L’articolo 6 del Decreto sancisce che, ai fini dell’esonero, la società debba aver affidato ad un organismo esterno, con autonomi poteri di iniziativa e di controllo, i compiti di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello e di assicurarne l’aggiornamento.
Pertanto, la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO provvede, nel recepire il Modello Organizzativo, alla nomina del proprio Organismo di Vigilanza Monocratico (da ora in avanti O.d.V.) incaricato di svolgere, nell’ambito della società, i compiti di controllo sullo svolgimento delle suddette attività e sull’applicazione del Modello medesimo (art. 6 del Decreto).
L’O.d.V. deve avere le seguenti caratteristiche e prerogative:
a) Autonomia e Indipendenza
Al fine di garantire all’Organismo l’indipendenza gerarchica, l’Organismo riporta direttamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione della società e relaziona, almeno con periodicità annuale o con urgenza su temi specifici, la propria attività all’Organo di Amministrazione.
b) Professionalità e conoscenza della realtà aziendale
L’O.d.V. deve possedere competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere. Parimenti, il componente dell’O.d.V. deve disporre di una conoscenza approfondita dell'attività della società.
Tali caratteristiche, unite all’indipendenza, garantiscono l’obiettività, l’autorevolezza e la competenza nel giudizio dell’Organismo medesimo.
c) Continuità d’azione
L’O.d.V. deve infine:
Ø vigilare periodicamente sull’attuazione del Modello, garantendone il costante aggiornamento;
Ø essere referente qualificato, costante e super partes per tutto il personale della Società, promuovendo, anche in concorso con le competenti funzioni aziendali, la diffusione nel contesto aziendale della conoscenza e della comprensione del Modello.
Sulla base di queste considerazioni, TRUCK VILLAGE COLLEFERRO ha ritenuto di nominare un O.d.V. Monocratico la cui composizione viene approvata con delibera del Consiglio di Amministrazione, garantendo quei requisiti d’imparzialità, di autonomia, di indipendenza e di competenza, che vengono richiesti dalla legge.
3.2 NOMINA, REVOCA, CAUSE DI DECADENZA.
Il titolare dell’O.d.V. è nominato con delibera del Consiglio di amministrazione.
La durata della nomina non può superare i cinque anni, salvo proroga.
La nomina quale titolare dell’O.d.V. è condizionata all’assenza di cause di incompatibilità, e/o ineleggibilità secondo il presente Modello. Il titolare dell’O.d.V., prima di accettare la nomina, dovrà dichiarare se esistono a suo carico condizioni di ineleggibilità secondo il presente Modello.
In conseguenza di ciò, il Consiglio di Amministrazione potrà riservarsi di valutare tale posizione.
In tale contesto, costituiscono motivi di incompatibilità, ineleggibilità e/o di decadenza del titolare dell’O.d.V.:
1. trovarsi nella condizione giuridica di interdetto, inabilitato, fallito o condannato a una pena che importi l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi;
2. essere stato sottoposto a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria, salvi gli effetti della riabilitazione;
3. essere stato condannato anche in primo grado ovvero aver concordato l’applicazione della pena ai sensi degli artt. 444 e ss. c.p.p., salvi gli effetti della riabilitazione, in relazione ad uno dei reati previsti dal D. Lgs. 231/01 o a reati della stessa indole (in particolare, reati contro il patrimonio, contro la Pubblica Amministrazione, contro la fede pubblica, contro l’ordine pubblico, reati tributari, reati fallimentari, reati finanziari; ecc.);
4. aver svolto, nei tre esercizi precedenti, l’attribuzione dell’incarico, funzioni di amministrazione di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO;
5. decesso.
Costituiscono cause di revoca dell’incarico:
a) il grave inadempimento – dovuto a negligenza o imperizia – delle mansioni affidate all’Organismo;
b) l’adozione di reiterati comportamenti ostruzionistici o non collaborativi nei confronti degli altri componenti;
c) l’applicazione nei suoi confronti di sanzioni disciplinari;
d) l’assenza a tre o più riunioni anche non consecutive, senza giustificato motivo, nell’arco di dodici mesi consecutivi;
e) l’aver violato l’obbligo di riservatezza in ordine alle notizie ed informazioni acquisite nell’esercizio delle sue funzioni, fatti salvi gli obblighi di informazione espressamente previsti dal Modello ex D. Lgs. 231/01, o in altri documenti societari ovvero comunque previsti ex lege;
f) ogni altra giusta causa.
L’eventuale revoca del titolare dell’OdV dovrà essere disposta dal Presidente del Consiglio di Amministrazione e potrà avvenire su richiesta autonoma di quest’ultimo nei casi sopraccitati previsti per la revoca dell’incarico.
Egualmente, ove si verifichi una delle cause di decadenza sopra indicate, esperiti gli opportuni accertamenti, sentito l’interessato, il Consiglio di Amministrazione stabilisce un termine non superiore a 60 giorni entro il quale deve cessare la situazione di incompatibilità. Trascorso tale termine senza che la predetta situazione sia cessata, deve dichiarare l’avvenuta decadenza del responsabile ed assumere le opportune deliberazioni.
In caso di applicazione in via cautelare di una delle misure interdittive previste dal D. Lgs. 231/01, il Consiglio di Amministrazione, assunte le opportune informazioni, valuta la sussistenza delle condizioni per la revoca del titolare dell’Organismo, ove ravvisi un’ipotesi di omessa o insufficiente vigilanza da parte dello stesso.
Il Consiglio di Amministrazione può disporre la sospensione dalle funzioni del responsabile dell’Organismo che abbia riportato:
a. una condanna per un reato diverso da quelli per cui è prevista la revoca;
b. l’applicazione provvisoria di una misura di prevenzione;
c. l’applicazione di una misura cautelare di tipo personale.
In tal caso, il Consiglio di Amministrazione provvederà alla nomina di un componente ad interim.
3.3. FUNZIONI E POTERI
L’Organismo svolge le sue funzioni in piena autonomia ed agisce in base alle finalità attribuitegli dalla legge, orientando il proprio operato in vista del perseguimento di tali finalità.
L’O.d.V. riferisce esclusivamente al Consiglio di Amministrazione dell’azienda.
L’O.d.V., come previsto dal Decreto, deve:
1. vigilare sull’effettività del Modello, verificando la coerenza dello stesso con le procedure aziendali realmente seguite;
2. valutare l’attitudine del Modello a prevenire la commissione di Reati a fronte dell’evoluzione e dei cambiamenti aziendali attraverso una periodica analisi dei rischi e dei potenziali Reati;
3. proporre eventuali aggiornamenti o modifiche del Modello, ad esempio in relazione a mutate condizioni organizzative e/o normative.
A tale scopo, l’O.d.V.:
· verifica che il personale sia opportunamente informato delle prescrizioni previste dal Modello Organizzativo e dai suoi allegati;
· verifica che le attività aziendali siano effettuate coerentemente con i contenuti del Modello Organizzativo;
· verifica l’applicazione del rispetto del Codice Etico;
· verifica il rispetto dei flussi informativi verso gli Organi Sociali;
· richiede verifiche mirate in caso di segnalazioni di disfunzioni o commissione di Reati oggetto dell’attività di prevenzione;
· supporta le attività di aggiornamento del Modello in conformità all’evoluzione normativa, alle modifiche organizzative e agli sviluppi delle attività aziendali;
· segnala alle funzioni competenti le eventuali violazioni delle procedure aziendali o dei principi di riferimento del Modello e del Codice Etico;
· predispone il piano annuale delle verifiche che intende svolgere per verificare l’adeguatezza e il funzionamento del Modello;
Per lo svolgimento dei compiti suddetti, l’O.d.V.:
· ha libero accesso ad ogni e qualsiasi documento aziendale;
· gode di ampi poteri ispettivi;
· può avvalersi del supporto e della cooperazione dei dipendenti;
· può richiedere o rivolgere informazioni o comunicazioni al Presidente del Consiglio di Amministrazione della società.
Gli interventi dell’O.d.V. devono essere verbalizzati.
3.4. FLUSSI INFORMATIVI ESTERNI
TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si impegna a rispettare gli adempimenti previsti dal D. Lgs. 231/01, in particolare rispetto alle comunicazioni obbligatorie a carico dell’O.d.V. della Società, comunicando, senza ritardo, alle autorità di vigilanza di settore tutti gli atti o i fatti di cui venga a conoscenza nell'esercizio dei propri compiti, che possano costituire una violazione delle disposizioni in materia di antiriciclaggio.
3.5. FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’O.d.V.
L’O.d.V., ai sensi del Decreto, deve essere informato dai soggetti tenuti all’osservanza del Modello, in merito ad eventi che potrebbero determinare la responsabilità di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO ai sensi del Decreto.
I Flussi informativi sono di due tipi:
a) Segnalazioni nelle forme previste (all. 1 scheda di evidenza ed all. 2 scheda di segnalazione), che dovranno essere in forma scritta e avere ad oggetto la violazione o il sospetto di violazione del Modello che si intende segnalare;
b) Informazioni Rilevanti:
- copia di tutti gli atti in materia penale, ispettiva e/o tributaria diretti ai soci, all’Amministratore, Consulenti della Società o che comunque coinvolgono e possono coinvolgere in dette materie la Società;
- copia, entro il 30 giugno di ogni anno, dei certificati generali del casellario giudiziale, dei certificati generali dei carichi pendenti e delle autocertificazioni di onorabilità personale di tutto il personale diretto e/o in somministrazione;
- provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di attività di indagine per i reati di cui al Decreto, avviate anche nei confronti di ignoti;
- segnalazioni inoltrate alla Società dai Soci, dal Consiglio di Amministrazione e dai Dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario a loro carico per uno dei reati previsti dal Decreto;
- informativa relativa all’avvio di indagini dirette ad appurare ed eventualmente sanzionare il mancato rispetto dei principi di comportamento e dei protocolli previsti dal Modello, nonché l’informativa sulle eventuali sanzioni irrogate;
- violazioni del Codice Etico;
- notizie relative a cambiamenti organizzativi;
- aggiornamenti del sistema delle deleghe e dei poteri;
- dichiarazione di veridicità e completezza delle informazioni contenute nelle comunicazioni sociali.
3.6 VALUTAZIONE DELLE SEGNALAZIONI E DELLE SCHEDE DI EVIDENZA
Le Segnalazioni in forma scritta devono essere inviate per posta elettronica, all'indirizzo odv231@truckvillage.it ovvero per posta ordinaria a Organismo di Vigilanza 231 della società TRUCK VILLAGE COLLEFERRO presso la sede legale della società, scrivendo sulla busta la dicitura RISERVATA.
È facoltà dell'O.d.V. ascoltare l'autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione. L'O.d.V. agirà in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO o delle persone accusate erroneamente e/o in malafede.
Ciascun dipendente ha poi lo specifico obbligo di segnalare con tempestività all’O.d.V. ogni anomalia, atipicità o violazione del Modello eventualmente riscontrata.
L’O.d.V. (nel rispetto della legge) si riserva di valutare anche segnalazioni anonime.
3.7. TUTELA DEL SEGNALANTE (c.d. WHISTLEBLOWING) E RELATIVO SISTEMA SANZIONATORIO.
L’art. 6 comma 2bis prevede l’attivazione di canali attraverso i quali i “soggetti apicali” ed i “soggetti sottoposti” possano presentare segnalazioni circostanziate a tutela dell’integrità della Società.
Tali segnalazioni devono essere:
rilevanti per i reati-presupposto previsti dal D.lgs. 231/2001;
circostanziate e fondate (1) su elementi di fatto precisi e concordanti, (2) su violazioni del Modello di organizzazione e gestione ex D.lgs. 231/2001 della Società.
La Società, con specifico atto notificato a tutti i soggetti sopra richiamati, comunica agli stessi i canali attivati (almeno due, di cui uno informatico) e le caratteristiche che garantiscono la riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione.
Sono sanzionati con la sanzione a partire dalla sospensione:
· gli atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
· la violazione delle misure di tutela del segnalante;
· l’effettuazione con dolo o colpa grave di segnalazioni che si rivelano infondate.
CAPITOLO IV: SISTEMA DISCIPLINARE
4.1 PRINCIPI GENERALI
Il presente Modello prevede, come aspetto essenziale della sua efficacia ai sensi degli art. 6, comma 2, lett. e), e 7, comma 4, lett. b) del Decreto, un adeguato sistema disciplinare applicabile in caso di violazioni delle procedure ivi indicate, nonché delle disposizioni e dei principi stabiliti nel Codice Etico.
L’applicazione delle sanzioni prescinde dall’eventuale instaurazione di un giudizio penale nei casi in cui il comportamento costituisca reato. Il datore di lavoro, infatti, ha la facoltà di applicare, all’esito delle opportune valutazioni, le sanzioni disciplinari ritenute più adeguate al caso concreto, non dovendo le stesse, in considerazione della loro autonomia, coincidere con le valutazioni del giudice in sede penale.
4.2 TIPOLOGIA E CRITERI DI APPLICAZIONE DELLE SANZIONI
La condotta tenuta dal lavoratore dipendente in violazione delle norme di comportamento previste dal Modello e dal Codice Etico costituisce un illecito disciplinare.
Le sanzioni irrogabili nei confronti di un lavoratore dipendente sono dettate nel rispetto dell’art. 7 L. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) e sono riconducibili alle sanzioni previste dall’apparato sanzionatorio di cui ai vigenti CCNL (cfr. CCNL Terziario, distribuzione e servizi CONFCOMMERCIO) applicati da TRUCK VILLAGE COLLEFERRO e precisamente:
Le sanzioni e il risarcimento degli eventuali danni sono commisurate alla condotta e alle conseguenze disciplinari, tenendo in particolare considerazione:
· Il livello di responsabilità gerarchica e autonomia del Dipendente;
· L’esistenza di precedenti disciplinari a carico del Dipendente;
· L’elemento soggettivo del comportamento del Dipendente (colpa lieve, colpa grave, dolo);
· Rilevanza degli obblighi violati;
· Entità del danno derivante alla Società o dall’eventuale applicazione delle sanzioni previste dal Decreto;
· Eventuale condivisione di responsabilità con altri dipendenti che abbiano concorso nel determinare la violazione;
· Altre circostanze in cui è maturata la violazione del Modello.
Il Consiglio di Amministrazione, con periodica informazione all’O.d.V., tiene sotto costante verifica e valutazione il sistema disciplinare, curandone l’applicazione e anche su eventuale segnalazione dell’O.d.V. stesso, sentito il superiore gerarchico dell’autore della condotta censurata, irroga le misure disciplinari.
4.3 MISURE SANZIONATORIE
4.3.1 PERSONALE DIPENDENTE
Le sanzioni previste di seguito si applicano nei confronti di quadri, impiegati ed operai, alle dipendenze di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO che pongano in essere illeciti disciplinari derivanti da:
Ø adozione di comportamenti non conformi alle prescrizioni del Modello e del Codice Etico;
Ø violazione di procedure disciplinate dal presente Modello;
Ø adozione di comportamenti che possono configurare una delle ipotesi di reato previste dal presente Modello nell’ambito delle aree di attività a rischio.
L’illecito, a seconda della gravità dell'infrazione, è sanzionato con i seguenti provvedimenti disciplinari
Ø Incorre nel provvedimento di RIMPROVERO SCRITTO il lavoratore che abbia violato le prescrizioni del Modello prima che dette mancanze siano state singolarmente accertate e contestate dall’Organismo di Vigilanza salvo ulteriori provvedimenti proposti da quest’ultimo successivamente coinvolto.
Ø Incorre nel provvedimento della MULTA NON SUPERIORE ALL’IMPORTO DI TRE ORE DELLA PAGA BASE il lavoratore che, nel violare i canoni di condotta previsti dal Modello, esponga l’integrità dei beni aziendali ad una situazione di oggettivo pericolo. Tali comportamenti, posti in essere con la mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla Società, determinano una situazione di pericolo per l’integrità dei beni della Società stessa e/o costituiscono atti contrari ai suoi interessi
Ø Incorre nel provvedimento della SOSPENSIONE DAL SERVIZIO E DAL TRATTAMENTO RETRIBUTIVO PER UN PERIODO NON SUPERIORE A DIECI GIORNI il lavoratore che, nel violare le prescrizioni del Modello, arrechi danno alla Società compiendo atti contrari all’interesse della stessa, ovvero il lavoratore che sia recidivo oltre la terza volta nell’anno solare nelle mancanze di cui ai punti 1 e 2. Tali comportamenti, posti in essere con la mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla Società, determinano un danno ai beni della Società stessa e/o costituiscono atti contrari a suoi interessi.
Ø Incorre nel provvedimento di LICENZIAMENTO CON PREAVVISO il lavoratore che adotti nell’espletamento della propria attività lavorativa un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello e diretto in modo univoco al compimento di un reato sanzionato dal Decreto Legislativo 231/2001, nonché il lavoratore che sia recidivo oltre la terza volta nell’anno solare nelle mancanze di cui al punto precedente. Tale comportamento costituisce una grave inosservanza delle disposizioni impartite dalla Società e/o una grave violazione dell’obbligo del lavoratore di cooperare alla prosperità della Società stessa.
Ø Incorre nel provvedimento del LICENZIAMENTO SENZA PREAVVISO il lavoratore che, nell’espletamento della propria attività lavorativa, adotti un comportamento in violazione delle prescrizioni del Modello tale da determinare la concreta applicazione a carico della Società delle misure previste dal Decreto Legislativo 231/2001. Tale comportamento fa venire meno radicalmente la fiducia della Società nei confronti del lavoratore costituendo un grave pregiudizio per l’azienda.
Qualora il lavoratore sia incorso in una delle mancanze da cui possa teoricamente scaturire una sanzione non conservativa, di cui alle precedenti lettere d) ed e), TRUCK VILLAGE COLLEFERRO potrà disporre l’allontanamento cautelare non disciplinare del medesimo con effetto immediato per un periodo strettamente necessario all’accertamento dei fatti.
Ove i dipendenti sopra indicati siano muniti di procura con potere di rappresentare all'esterno TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, l'applicazione della sanzione più grave del rimprovero verbale comporterà anche la revoca immediata della procura stessa.
Il datore di lavoro non potrà comminare alcuna sanzione al lavoratore senza avergli preventivamente contestato l’addebito e senza aver sentito la sua difesa.
La contestazione del datore di lavoro, salvo che per il rimprovero verbale, dovrà essere effettuata per iscritto ed i provvedimenti disciplinari non potranno essere comminati prima che siano trascorsi 5 giorni, nel corso dei quali il lavoratore potrà presentare la sua difesa. La difesa del lavoratore può essere effettuata anche verbalmente, anche con l’assistenza di un rappresentante dell’associazione sindacale cui aderisce. La comminazione del provvedimento dovrà essere motivata e comunicata per iscritto. I provvedimenti possono essere impugnati dal lavoratore, in sede sindacale, secondo le norme contrattuali relative alle vertenze.
4.3.2. MISURE NEI CONFRONTI DELL’AMMINISTRAZIONE
In caso di mancata osservanza del Modello e/o del Codice Etico da parte del Consiglio di Amministrazione, l’O.d.V., previa eventuale segnalazione, effettuati opportuni accertamenti, relazionerà all’Assemblea affinché si possa eventualmente avviare la procedura di revoca dall’incarico per giusta causa.
4.3.3. MISURE NEI CONFRONTI DEI SOCI
In caso di mancata osservanza del Modello e/o del Codice Etico da parte dei soci, l’applicazione delle sanzioni disciplinari prescinde dall’esito e dallo stesso avvio di un eventuale procedimento penale, in quanto le regole di condotta imposte dal Modello sono assunte dalla Società indipendentemente dall’illecito penale che tali condotte possono determinare.
In particolare:
1. Incorre nel provvedimento del RICHIAMO SCRITTO il socio che abbia violato le prescrizioni del Modello prima che dette mancanze siano state singolarmente accertate e contestate dall’Organismo di Vigilanza salvo ulteriori provvedimenti proposti da quest’ultimo successivamente coinvolto.
2. Incorre nel provvedimento di SANZIONE PECUNIARIA CON RICHIAMO SCRITTO, con penalità variabili da un minimo di € 51,64 fino ad un massimo di € 2.500,00, il socio che, nel violare le prescrizioni del Modello, esponga l’integrità dei beni aziendali ad una situazione di oggettivo pericolo. Tali comportamenti, posti in essere con la mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla Società, determinano una situazione di pericolo per l’integrità dei beni della Società stessa e/o costituiscono atti contrari ai suoi interessi.
3. Incorre nel provvedimento di SANZIONE PECUNIARIA CON RICHIAMO SCRITTO, con penalità variabili da un minimo di € 2.501,00 fino ad un massimo di € 10.329,00 il socio che, nel violare le prescrizioni del Modello, arrechi danno alla Società compiendo atti contrari all’interesse della stessa, ovvero il socio che sia recidivo oltre la terza volta nell’anno solare nelle mancanze di cui ai punti 1 e 2. Tali comportamenti, posti in essere con la mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla Società, determinano un danno ai beni della Società stessa e/o costituiscono atti contrari ai suoi interessi.
4. Incorre nel provvedimento di SOSPENSIONE DAL SERVIZIO PER UN PERIODO DA 41 A 90 GIORNI il socio lavoratore che, nell’espletamento della propria attività lavorativa, adotti un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello e diretto in modo univoco al compimento di un reato sanzionato dal Decreto Legislativo 231/2001. Tale comportamento costituisce una grave inosservanza delle disposizioni impartite dalla Società e/o una grave violazione dell’obbligo del socio di cooperare alla prosperità della stessa.
Il tipo e l’entità di ciascuna delle sanzioni sopra indicate saranno applicate tenendo conto:
Ø dell’intenzionalità del comportamento o del grado di negligenza, imprudenza o imperizia con riguardo anche alla prevedibilità dell’evento;
Ø del comportamento complessivo del socio, con particolare riguardo alla sussistenza o meno di precedenti disciplinari del medesimo, nei limiti consentiti dalla legge;
Ø della posizione funzionale delle persone coinvolte nei fatti costituenti la mancanza;
Ø delle particolari circostanze che accompagnano l’illecito disciplinare.
4.3.4. SOGGETTI AVENTI RAPPORTI CONTRATTUALI CON TRUCK VILLAGE COLLEFERRO.
In caso di mancata osservanza del Modello e/o del Codice Etico da parte di soggetti con cui si intrattengono rapporti contrattuali/commerciali, TRUCK VILLAGE COLLEFERRO potrà determinare, in conformità a quanto disciplinato nello specifico rapporto contrattuale, la risoluzione con effetto immediato del relativo contratto, fermo restando la facoltà di richiedere il risarcimento dei danni verificatisi in conseguenza di detti comportamenti, ivi inclusi i danni causati dall’applicazione da parte del giudice delle misure previste al Decreto.
A tal riguardo, i contratti dovranno prevedere – come già prevedono - una espressa clausola “risolutiva”.
4.3.5. MISURE NEI CONFRONTI DI COLLABORATORI ESTERNI E LAVORATORI PARASUBORDINATI
L’inosservanza delle procedure indicate nel Modello Organizzativo adottato da TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, nonché le violazioni delle disposizioni e dei principi stabiliti nel Codice Etico da parte di ciascun lavoratore autonomo, possono determinare, in conformità a quanto disciplinato nello specifico rapporto contrattuale, la risoluzione del relativo contratto, fermo restando la facoltà di richiedere il risarcimento dei danni verificatisi in conseguenza di detti comportamenti, ivi inclusi i danni causati dall’applicazione da parte del giudice delle misure previste dal Decreto.
A tal riguardo, i contratti dovranno prevedere – come già prevedono - una espressa clausola “risolutiva”.
4.3.6. MISURE NEI CONFRONTI DEL SINDACO UNICO, OVE PREVISTO.
Qualora a commettere la violazione sia il Sindaco Unico, l’Organismo di Vigilanza deve darne immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione mediante relazione scritta.
Il destinatario dell’informativa dell’Organismo di Vigilanza potrà assumere, secondo quanto previsto dallo Statuto, gli opportuni provvedimenti tra cui, ad esempio, la convocazione dell’assemblea dei soci al fine di adottare le misure più idonee previste dalla legge.
Il Consiglio di Amministrazione, qualora si tratti di violazioni tali da integrare giusta causa di revoca, propone all’Assemblea l’adozione dei provvedimenti di competenza e provvede agli ulteriori incombenti previsti dalla legge.
CAPITOLO V: ORGANIZZAZIONE E STRUTTURE AZIENDALI
Amministrazione:
Presidente del Consiglio di Amministrazione e rapp.te dell’impresa – Di Nuzzo Fabio
Consigliere Amministratore – Martini Domenico
Consigliere Amministratore – Ceccarelli Giancarlo
Direttore generale – Ceccarelli Giancarlo
Sindaco Unico: ove previsto.
CAPITOLO VI: PRINCIPI COMPORTAMENTALI. PROTOCOLLI OPERATIVI SPECIFICI PER LA PREVENZIONE DEI REATI DI CUI ALLE AREE DI RISCHIO. OBBLIGHI DI INFORMAZIONE VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA.
Nella conduzione di qualsiasi attività, gli operatori devono sempre evitare situazioni ove i soggetti coinvolti siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Per questo motivo, l’amministratore, i dipendenti ed i collaboratori a vario titolo dell’azienda, devono evitare ogni situazione ed astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale – diretto o indiretto – a quelli della azienda stessa o che possa interferire ed intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell’interesse dell’impresa.
Il verificarsi di situazioni di conflitto d’interessi, oltre ad essere in contrasto con le norme di legge e con i principi fissati nel Codice Etico, risulta pregiudizievole per l’immagine e l’integrità aziendale.
6.1 PREVENZIONE DEI REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E DI TRUFFA AGGRAVATA AI DANNI DELLO STATO.
OBBLIGHI COMPORTAMENTALI.
La presente Parte Speciale Sezione “1” prevede l'espresso divieto, a carico degli operatori di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, di tenere le seguenti condotte:
1. porre in essere comportamenti tali da integrare le fattispecie di reato sopra considerate (artt. 24 e 25 del Decreto);
2. porre in essere comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, possano potenzialmente diventarlo;
3. porre in essere qualsiasi situazione di conflitto di interessi nei confronti della Pubblica Amministrazione in relazione a quanto previsto dalle suddette ipotesi di reato.
Oltre a quanto previsto e ribadito nel Codice Etico di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, nell'ambito dei suddetti comportamenti, è fatto divieto, in particolare, di:
a) prendere contatto diretto con l’Ente pubblico al fine di ottenere informazioni circa gli appalti e il rilascio/rinnovo delle licenze e autorizzazioni amministrative al di fuori di specifici incarichi;
b) effettuare elargizioni in denaro a pubblici funzionari;
c) distribuire omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalla prassi aziendale (e quindi non eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia) o comunque rivolti ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività aziendale. Gli omaggi consentiti si debbono sempre caratterizzare per l'esiguità del loro valore o perché volti a promuovere iniziative di carattere artistico (ad esempio la distribuzione di libri d'arte) ovvero l'immagine della Società. I regali offerti, salvo quelli che non hanno un valore economico apprezzabile, debbono essere documentati in modo adeguato per consentire le prescritte verifiche;
d) accordare altri vantaggi di qualsiasi natura (promesse di assunzione, ecc.) in favore di rappresentanti della Pubblica Amministrazione che possano determinare le stesse conseguenze previste dal precedente punto b);
e) effettuare prestazioni in favore di Partner che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto collaborativo con gli stessi;
f) riconoscere compensi in favore dei Collaboratori esterni che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere e alle prassi vigenti in ambito locale;
g) presentare dichiarazioni non veritiere a organismi pubblici nazionali o comunitari al fine di conseguire erogazioni pubbliche, contributi o finanziamenti agevolati;
h) destinare somme ricevute da organismi pubblici nazionali o comunitari a titolo di erogazioni, contributi o finanziamenti per scopi diversi da quelli cui erano destinati.
Ai fini dell'attuazione dei comportamenti di cui sopra:
1. devono essere gestiti in modo unitario, procedendo alla standardizzazione delle procedure, i rapporti nei confronti della Pubblica Amministrazione per le suddette aree di attività a rischio;
2. devono essere assunte adeguate informazioni sugli enti nel momento in cui se ne viene in contatto per la prima volta;
3. devono essere assunte adeguate informazioni sulla natura e qualifica degli interlocutori;
4. devono essere assunte adeguate informazioni su eventuali soci, funzionari o dipendenti che abbiano anche cariche pubbliche;
5. devono essere definiti per iscritto gli accordi di associazione con i partner, evidenziando tutte le condizioni di ciascun accordo e in particolare di quelle economiche;
6. devono essere redatti per iscritto gli incarichi conferiti ai Collaboratori esterni, con l'indicazione del compenso pattuito;
7. non si devono effettuare per cassa o in natura pagamenti di importo superiore a euro 300,00;
8. le dichiarazioni rese a organismi pubblici nazionali comunitari ai fini dell'ottenimento di erogazioni, contributi o finanziamenti, devono contenere solo elementi del tutto veritieri e, in caso di ottenimento degli stessi, deve essere rilasciato apposito rendiconto;
9. coloro che svolgono una funzione di controllo su adempimenti connessi all'espletamento delle suddette attività (pagamento di fatture, destinazione di finanziamenti ottenuti dallo Stato o da organismi comunitari, ecc.) devono porre particolare attenzione all'attuazione degli adempimenti stessi e riferire immediatamente all’Organismo di Vigilanza eventuali situazioni di irregolarità;
PROTOCOLLI OPERATIVI SPECIFICI
Il sistema organizzativo di controllo ha consentito di individuare, per TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, le seguenti regole:
1. nell’ambito della partecipazione a procedure per l’ottenimento di erogazioni, contributi o finanziamenti pubblici ed il loro concreto impiego ci si deve attenere al Protocollo A1 “Finanziamenti pubblici”;
2. nell’ambito della procedura dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ci si deve attenere Protocollo A2: “Rapporti con la Pubblica Amministrazione”.
FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’OdV.
Fermo restando il potere discrezionale dell’Organo di Vigilanza di attivarsi con specifici controlli, anche a seguito delle segnalazioni ricevute, l’Organismo di Vigilanza effettua periodicamente controlli a campione sulle attività sensibili, al fine di verificare la corretta esplicazione delle stesse in relazione alle regole e ai principi del modello.
In ragione dell’attività di vigilanza attribuitagli, si garantisce all’Organismo di Vigilanza libero accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante.
6.2. PREVENZIONE DEI REATI INFORMATICI E FRODE INFORMATICA AI DANNI DELLO STATO.
OBBLIGHI COMPORTAMENTALI.
La presente Parte Speciale Sezione “2” prevede l'espresso divieto, a carico degli operatori di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO di tenere le seguenti condotte:
1. porre in essere comportamenti tali da integrare le fattispecie di reato sopra considerate (art. 24bis del Decreto);
2. porre in essere comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, possano potenzialmente diventarlo;
Oltre a quanto previsto e ribadito nel Codice Etico di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, nell'ambito dei suddetti comportamenti, è fatto divieto in particolare di:
a. accedere abusivamente al sistema informatico o telematico sia di soggetti pubblici che privati;
b. accedere al proprio sistema informatico o telematico con l’intento di alterare e/o cancellare dati e/o informazioni in maniera abusiva;
c. installare nella rete aziendale un software non rientrante nello scopo per cui il sistema informatico è stato assegnato all’utente, al fine sia di evitare il rallentamento o il blocco della rete informatica aziendale che per impedire interrompere o danneggiare le comunicazioni informatiche aziendali ovvero l’intero sistema informatico aziendale;
d. alterare documenti informatici, pubblici o privati, aventi efficacia probatoria;
e. effettuare attività di intercettazione fraudolenta, interruzione o impedimento di comunicazioni relative a un sistema informatico o telematico, al fine di acquisire informazioni riservate;
f. utilizzare e detenere abusivamente ogni mezzo idoneo all'accesso ad un sistema informatico o telematico (codici e password), al fine di acquisire informazioni riservate;
g. istallare apparecchiature per l’intercettazione, impedimento o interruzione di comunicazioni di soggetti pubblici o privati;
h. distruggere, danneggiare, rendere inservibili sistemi informatici o telematici di pubblica utilità.
i. svolgere attività di modifica e/o cancellazione di dati, informazioni o programmi di soggetti privati o soggetti pubblici o comunque di pubblica utilità;
j. svolgere attività di danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici o telematici altrui;
Pertanto, i soggetti sopra indicati devono:
1. non prestare o cedere a terzi qualsiasi apparecchiatura informatica, senza la preventiva autorizzazione del Responsabile dei Sistemi Informativi e utilizzare le informazioni, le applicazioni e le apparecchiature esclusivamente per motivi di ufficio;
2. informare tempestivamente il Responsabile dei Sistemi Informativi e gli uffici amministrativi e presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria preposta nel caso di smarrimento o furto di apparecchiatura informatica;
3. evitare di lasciare incustodito e/o accessibile ad altri il proprio computer;
4. evitare che altre persone (familiari, amici, ecc) utilizzino il proprio computer;
5. utilizzare sulle apparecchiature della Società solo prodotti ufficialmente acquisiti dalla Società stessa;
6. utilizzare la connessione a Internet solo per gli scopi necessari all’attività lavorativa;
7. evitare l’utilizzo di password di altri utenti aziendali
8. custodire diligentemente la propria password (non rivelarla a nessuno, non trascriverla, ecc.)
9. evitare l’utilizzo di applicazioni/software che non siano state preventivamente approvate dal Responsabile Sistemi Informativi o la cui provenienza sia dubbia;
10. evitare di trasferire all’esterno della Società e/o trasmettere files, documenti, o qualsiasi altra documentazione riservata di proprietà della Società stessa o di altra società del Gruppo, se non per finalità strettamente attinenti allo svolgimento delle proprie mansioni e, comunque, previa autorizzazione del proprio Responsabile;
11. evitare l’utilizzo di strumenti software e/o hardware atti a intercettare, falsificare, alterare o sopprimere il contenuto di comunicazioni e/o documenti informatici;
12. segnalare prontamente alle funzioni competenti eventuali utilizzi e/o funzionamenti anomali delle risorse informatiche;
13. astenersi dall'effettuare copie non specificamente autorizzate di dati e di software;
14. astenersi dall’utilizzare gli strumenti informatici a disposizione al di fuori delle prescritte autorizzazioni;
PROTOCOLLO OPERATIVO GENERICO
In particolare, per quel che riguarda il rischio analizzato nel presente capitolo, è stata svolta l’analisi:
1. dei server;
2. delle misure di sicurezza per i trattamenti informatici;
3. degli strumenti antivirus;
4. dei sistemi anti-intrusione;
5. dei firewall;
6. dei piani di Disaster Recovery.
Al fine di dare attuazione alle predette misure sono state adottate le seguenti misure valide per tutte le operazioni a rischio come descritte nel precedente paragrafo:
1. Individuazione da parte dell’Amministratore di un “Responsabile Interno del sistema informatico” che, dotato delle necessarie competenze tecniche, gestisca gli accessi alla rete informatica interna ed esterna. Il Responsabile interno verifica periodicamente:
- il corretto accesso ai sistemi informatici mediante password;
- la correttezza delle procedure di log-in e log-out;
- le modalità di impiego di dispositivi rimovibili (pen-drive, hard-disk esterni ecc.); l’utilizzo della posta elettronica;
- il corretto funzionamento dei sistemi di protezione (firewall, antivirus, spam phishing ecc.);
- la correttezza delle licenze d’uso dei software impiegati.
2. Redazione ed aggiornamento continuo di un inventario delle apparecchiature elettroniche e dei software usati dai dipendenti/collaboratori;
3. Installazione di software di monitoraggio degli accessi ai sistemi informatici aziendali da parte di dipendenti/collaboratori nei limiti consentiti dalla Legge sulla Privacy e dallo Statuto dei Lavoratori;
4. Assegnazione password di accesso alle postazioni di lavoro e verifica del loro aggiornamento;
5. Eventuale assegnazione da parte del Consiglio di Amministrazione ad un suo delegato, mediante delega scritta, dei dispositivi di firma digitale;
6. Eventuale assegnazione da parte del Consiglio di Amministrazione ad un suo delegato, mediante delega scritta, delle password di accesso e dispositive (eventualmente mediante dispositivo OTP) per la gestione dei conti correnti aziendali;
7. Delega scritta da parte del Consiglio di Amministrazione per l’accesso alle piattaforme pubbliche dell’Agenzia delle Entrate (Entratel, cassetto fiscale, banche dati ecc.), dell’INPS, dell’INAIL o di altri Enti pubblici o privati;
8. Impedire, ove possibile, l’introduzione non autorizzata all’interno dell’azienda di hardware, software o altro strumento utile per la commissione dei reati di cui al presente capitolo.
FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’OdV.
Dal momento che l’Organismo di Vigilanza lavorerà in stretta collaborazione con il Responsabile interno del Sistema Informatico, dovrà essere previsto un flusso informativo completo e costante tra detta funzioni e l’organismo stesso.
I controlli svolti dall’Organismo di Vigilanza saranno diretti a verificare la conformità delle attività aziendali in relazione ai principi espressi nel presente documento e, in particolare, alle procedure interne in essere e a quelle che saranno adottate in attuazione del presente documento.
Ai fini dello svolgimento della sua attività di controllo ed aggiornamento del modello e delle procedure, tutte le “evidenze documentali” relative alla gestione della sicurezza informatica vanno condivise, ove non in contrasto con la normativa sulla privacy e lo Statuto dei Lavoratori, possibilmente in formato digitale, con l’Organismo di Vigilanza
A tal fine, si ribadisce che all’Organismo di Vigilanza viene garantito libero accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante inerente alle fattispecie di Attività Sensibili.
Di detti controlli l’Organismo di Vigilanza riferisce all’Amministratore, secondo le modalità previste nella Parte Generale del presente Modello.
6.3. PREVENZIONE DEI REATI SOCIETARI, TRIBUTARI E DI AUTORICICLAGGIO.
OBBLIGHI COMPORTAMENTALI.
La presente Parte Speciale Sezione “3” prevede, a carico degli operatori di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO di tenere le seguenti condotte:
1. astenersi dal tenere comportamenti tali da integrare le fattispecie previste dai suddetti reati societari;
2. astenersi dal tenere comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, possano potenzialmente diventarlo;
3. tenere un comportamento corretto e trasparente, assicurando un pieno rispetto delle norme di legge e regolamentari, nonché delle procedure aziendali interne, nello svolgimento di tutte le attività finalizzate alla formazione del bilancio, delle situazioni contabili periodiche e altre comunicazioni sociali, al fine di fornire ai soci ed al pubblico in generale una informazione veritiera e appropriata sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società. In ordine a tale punto, è fatto divieto di:
a. predisporre o comunicare dati falsi, lacunosi o comunque suscettibili di fornire una descrizione non corretta della realtà, riguardo alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
b. omettere di comunicare dati e informazioni richiesti dalla normativa e dalle procedure in vigore riguardo alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società;
4. osservare scrupolosamente tutte le norme poste dalla legge a tutela dell'integrità del capitale sociale ed agire sempre nel rispetto delle procedure interne aziendali che su tali norme si fondano, al fine di non ledere le garanzie dei creditori e dei terzi in genere. In ordine a tale punto, è fatto divieto di:
a. restituire conferimenti ai soci o liberare gli stessi dall'obbligo di eseguirli, al di fuori dei casi di legittima riduzione del capitale sociale;
b. ripartire utili (o acconti sugli utili) non effettivamente conseguiti o destinati a riserva, nonché ripartire riserve (anche non costituite con utili) che non possono per legge essere distribuite;
c. effettuare riduzioni del capitale sociale, fusioni o scissioni in violazione delle disposizioni di legge a tutela dei creditori;
d. procedere in ogni modo la formazione o aumento fittizi del capitale sociale;
e. ripartire i beni sociali tra i soci in fase di liquidazione prima del pagamento dei creditori sociali o dell'accantonamento delle somme necessarie per soddisfarli;
5. assicurare il regolare funzionamento della Società e degli organi sociali, garantendo e agevolando ogni forma di controllo interno sulla gestione sociale previsto dalla legge. In ordine a tale punto, è fatto divieto di:
a. tenere comportamenti che impediscano materialmente, o che comunque ostacolino, mediante l'occultamento di documenti o l'uso di altri mezzi fraudolenti, lo svolgimento dell'attività di controllo o revisione della gestione sociale;
b. porre in essere, in occasione di assemblee, atti simulati o fraudolenti finalizzati ad alterare il regolare procedimento
PROTOCOLLI OPERATIVI SPECIFICI
Le procedure gestionali afferenti alla movimentazione in entrata e uscita di risorse finanziarie dovranno essere integrate e aggiornate dall’Organismo di Vigilanza in ordine alla prevenzione dei reati previsti dal d.lgs. 231/2001.
In TRUCK VILLAGE COLLEFERRO vi è un sistema di contabilità esterno completo, occupandosi – i consulenti fiscali – della predisposizione del formato europeo del bilancio e del relativo invio in Camera di Commercio, nonché della predisposizione e dell’invio delle comunicazioni periodiche fiscali verso l’Agenzia delle Entrate. Nello specifico la società si avvale dello studio Ceccarelli di Colleferro per ciò che attiene alla gestione contabile-amministrativa.
I controlli saranno finalizzati per esempio alla rilevazione di pagamenti o incassi di corrispettivi non coerenti con l’operazione cui si correlano al fine di appurare l’eventuale presenza implicita di poste extracontabili.
Nell’ambito della gestione delle risorse finanziarie e più in generale nella movimentazione in entrata e uscita di risorse finanziarie, ci si deve attenere a quanto riportato nel protocollo contabile agli atti dell’azienda (Protocollo A3).
In particolare:
1. Funzione ordini;
2. Funzione fatturazione;
3. Funzione contabilità generale, recupero crediti, gestione amministrativa del personale, Ufficio acquisti e servizi generali.
Oltre alle modalità di gestione delle risorse finanziarie, si indicano i seguenti Protocolli:
PROTOCOLLO SPECIFICO SU COMUNICAZIONI E PROSPETTI.
Tali procedure tendono ad impedire la commissione dei reati previsti dal d.lgs. 231/2001 derivanti da comunicazioni dirette ai soci ovvero al pubblico in generale riguardo alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società.
Si indicano qui di seguito alcune procedure specifiche che devono essere rispettate da tutti i destinatari a integrazione delle altre procedure aziendali esistenti e alla matrice interna di controllo dell’Organismo di Vigilanza:
1. Nelle attività di predisposizione delle comunicazioni indirizzate ai soci, il Responsabile Amministrativo deve mettere tempestivamente a disposizione dei soci la bozza del bilancio, prima della riunione per l’approvazione.
2. Il Consiglio di Amministrazione ed i dipendenti di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO sono obbligati a:
a. mantenere la segretezza circa le informazioni di carattere riservato;
b. trattare tali informazioni solo nell’ambito di canali autorizzati, adottando ogni necessaria cautela affinché la relativa circolazione nel contesto aziendale possa svolgersi senza pregiudizio del carattere riservato delle informazioni stesse;
3. Il Sindaco Unico – ove previsto - è tenuto a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisiti nello svolgimento dei loro compiti. Ogni rapporto del Sindaco Unico con terzi, che coinvolga documenti e informazioni riservati concernenti TRUCK VILLAGE COLLEFERRO potrà avvenire solo previa consultazione con il consiglio di Amministrazione.
4. Per tutte le informazioni che siano state diffuse senza il rispetto della presente procedura provvedere all’immediata puntualizzazione nella stessa forma e metodo in cui l’informazione è stata data anche mediante smentita della stessa.
All’interno della Società dovrà essere portata a conoscenza dell’Organismo di Vigilanza qualunque informazione di fonte interna o esterna attinente all’attuazione del Modello nelle “aree di attività a rischio”.
Relativamente agli obblighi di informativa valgono al riguardo le seguenti prescrizioni:
a. devono essere raccolte tutte le segnalazioni relative alla commissione di reati previsti dal d.lgs. 231/2001 e a comportamenti non in linea con regole di condotta adottate dalla Società;
b. l’afflusso di segnalazioni deve essere canalizzato verso l’Organismo di Vigilanza della Società;
c. l’Organismo di Vigilanza, valutate le segnalazioni ricevute e sentite le parti coinvolte (autore della segnalazione e presunto responsabile della violazione), determinerà i provvedimenti del caso;
d. le segnalazioni dovranno essere formalizzate per iscritto;
e. le stesse dovranno riguardare ogni violazione o sospetto di violazione del Modello: spetta all’Organismo di Vigilanza il compito di garantire i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.
FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’OdV.
I compiti dell’Organismo di Vigilanza in relazione all'osservanza del Modello per quanto concerne i reati societari sono i seguenti:
1. curare l'emanazione e l'aggiornamento di istruzioni standardizzate relative ai comportamenti da seguire nell'ambito delle attività a rischio, come individuate nella presente Parte Speciale Sezione “3”. Tali istruzioni devono essere scritte e conservate su supporto cartaceo o informatico;
2. con riferimento al bilancio, alle relazioni e alle altre comunicazioni sociali previste dalla legge, l’Organismo di Vigilanza provvede all'espletamento dei seguenti compiti:
a. monitoraggio sull'efficacia delle procedure interne per la prevenzione del reato di false comunicazioni sociali;
b. esame di eventuali segnalazioni specifiche pervenute ed effettuazione degli accertamenti ritenuti necessari od opportuni in conseguenza delle segnalazioni ricevute;
c. vigilanza sull'effettiva sussistenza delle condizioni per garantire al Sindaco una concreta autonomia nelle sue funzioni di controllo delle attività aziendali;
d. mantenere un flusso informativo costante tra l’Organismo di Vigilanza e il Consiglio di Amministrazione ed il Sindaco Unico;
3. con riferimento alle altre attività a rischio:
a. verifiche periodiche sul rispetto delle procedure interne;
b. monitoraggio sull’efficacia delle verifiche atte a prevenire la commissione dei reati;
c. esame di eventuali segnalazioni specifiche pervenute ed effettuazione degli accertamenti ritenuti necessari od opportuni in relazione alle segnalazioni ricevute;
d. verificare a campione se tutte le operazioni aziendali siano documentabili e verificabili;
L’Organismo di Vigilanza della Società assolve agli obblighi di reporting su base periodica mediante le relazioni semestrali.
Resta salva la facoltà di operare, in circostanze particolari, con tempistiche differenti, oltre alla facoltà dei singoli organi di convocare autonomamente l’Organismo di Vigilanza.
Inoltre, ogni anno l’Organismo di Vigilanza presenta al Consiglio di Amministrazione un resoconto in merito all’applicazione del Modello presso la Società.
6.4. PREVENZIONE DEI REATI CONNESSI ALLE VIOLAZIONI DELLE NORMATIVE ANTIFORTUNISTICHE E SULLA TUTELA DELL’IGIENE E DELLA SALUTE SUL LAVORO.
OBBLIGHI COMPORTAMENTALI.
La presente Parte Speciale Sezione “4” prevede che, nello svolgimento delle proprie attività e nei limiti dei rispettivi compiti, funzioni e responsabilità, gli Operatori della TRUCK VILLAGE COLLEFERRO devono rispettare, oltre alle previsioni ed alle prescrizioni del Modello adottato dalla Società, anche la normativa vigente in materia di salute e sicurezza sul lavoro e le relative procedure aziendali vigenti.
Per quanto concerne gli obblighi comportamentali, si rinvia integralmente alle norme contenute nel Dlgs 81/2008 in relazione alla posizione del:
Ø datore di lavoro (art. 17, Dlgs. 81/2008);
Ø dirigente (art. 18, Dlgs. 81/2008)
Ø preposto (art. 19, Dlgs. 81/2008)
Ø lavoratore (art. 20, Dlgs 81/2008)
Ø del medico competente (art. 25, Dlgs. 81/2008)
Ø del servizio di prevenzione e protezione (art. 33, Dlgs 81/2008)
Ø rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (art. 50, Dlgs. 81/2008).
PROTOCOLLI SPECIFICI PER LA PREVENZIONE DEI REATI IN MATERIA DI SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO.
La gestione delle questioni connesse alla salute e alla sicurezza sul lavoro è effettuata con obiettivo di prevedere sistematicamente:
a. L’identificazione dei rischi e la loro valutazione;
b. L’individuazione delle misure di prevenzione e protezione adeguate rispetto ai rischi riscontrati affinché questi ultimi siano eliminati ovvero, ove ciò non sia possibile, ridotti al minimo;
c. La limitazione al minimo del numero di lavoratori esposti a rischi
d. La definizione di adeguate misure di protezione collettiva e individuale
e. Il controllo sanitario dei lavoratori in funzione dei rischi specifici
f. La programmazione della prevenzione
g. La formazione, l’addestramento, la comunicazione adeguati dei destinatari del Modello nei limiti dei rispettivi ruoli, funzioni e responsabilità
h. Le regole di manutenzione di ambienti, attrezzature, macchine e impianti, con particolare riguardo alla manutenzione dei dispositivi di sicurezza in conformità alle indicazioni dei fabbricanti.
Per quanto riguarda le modalità operative per il corretto svolgimento delle attività ed il raggiungimento degli obiettivi sopra indicati si rimanda a quanto definito nel documento di valutazione dei rischi e nelle procedure aziendali, redatte in conformità alla normativa prevenzionistica vigente, le quali assicurano l’adeguata
tracciabilità dei processi e delle attività svolte.
In particolare:
a. nell’ambito della gestione della mappatura dei rischi ci si deve attenere a quanto previsto nel Documento di Valutazione dei Rischi adottato dalla Società;
b. nell’ambito della gestione delle procedure di sicurezza e nella verifica della loro corretta applicazione, bisogna uniformarsi a quanto previsto nelle apposite procedure aziendali.
IL SISTEMA DI MONITORAGGIO DELLA SICUREZZA.
La Società ha rivolto particolare attenzione alla esigenza di predisporre ed implementare, in materia di sicurezza sul lavoro, un efficace ed efficiente sistema
di controllo.
Tale sistema di controllo prevede:
1. la registrazione delle verifiche svolte dalla Società attraverso la redazione di appositi verbali;
2. un sistema di monitoraggio della sicurezza su due livelli:
a) Monitoraggio svolto direttamente da tutti i soggetti che operano nell’ambito della struttura organizzativa della Società, essendo previsto che i soggetti aziendali con specifici compiti in materia di sicurezza sul lavoro (ad esempio, datore di lavoro, dirigenti, preposti, RSPP, ecc) intervengono in materia di:
· vigilanza periodica e sistematica sulla osservanza degli obblighi di legge e delle procedure aziendali in materia si sicurezza sul lavoro;
· segnalazione al datore di lavoro di eventuali deficienze e problematiche;
· individuazione e valutazione dei fattori aziendali di rischio;
· elaborazione delle misure preventive e protettive attuate e richiamate nel Documento di Valutazione dei rischi;
· predisposizione dei programmi di formazione e addestramento dei lavoratori, nonché di comunicazione e coinvolgimento degli stessi.
L’autocontrollo dei lavoratori che devono sia utilizzare correttamente le attrezzature di lavoro, le sostanze pericolose e i preparati pericolosi, i mezzi di trasporto, nonché i dispositivi di sicurezza e di protezione messi a loro disposizione, sia segnalare immediatamente le deficienze di tali mezzi e dispositivi nonché qualsiasi eventuale condizione di pericolo a cui vengano a conoscenza;
b) Monitoraggio svolto dall’Organismo di Vigilanza al quale è assegnato il compito di verificare la funzionalità del complessivo sistema preventivo adottato dalla Società a tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori. Tale compito è stato assegnato all’OdV in ragione della sua idoneità ad assicurare l’obiettività e l’imparzialità dell’operato, nonché l’indipendenza del settore di lavoro sottoposto a verifica ispettiva.
A tutti i soci verrà consegnata copia elettronica o cartacea dell’intero modello e delle eventuali revisioni.
FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’OdV.
Con riferimento al settore della salute e della sicurezza sul lavoro, l’OdV, pur non
ricoprendo un ruolo operativo, deve:
a. vigilare sull’adeguatezza e sul rispetto del Modello, inclusi il Codice Etico e le procedure aziendali in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
b. esaminare le segnalazioni concernenti eventuali violazioni del Modello, ivi incluse le segnalazioni, non riscontrate tempestivamente dai soggetti competenti, concernenti eventuali deficienze o inadeguatezze dei luoghi, delle attrezzature di lavoro, ovvero dei dispositivi di protezione messi a disposizione dalla Società, ovvero riguardanti una situazione di pericolo connesso alla salute ed alla sicurezza sul lavoro;
c. monitorare la funzionalità del complessivo sistema preventivo adottato dalla Società con riferimento al settore della salute e della sicurezza sul lavoro, in quanto organismo idoneo ad assicurare l’obiettività, l’imparzialità e l’indipendenza dal settore di lavoro sottoposto a verifica;
d. proporre al Consiglio di Amministrazione, ovvero alle funzioni aziendali eventualmente competenti, gli aggiornamenti del Modello, del sistema preventivo adottato dalla Società ovvero delle procedure aziendali vigenti, che si rendessero necessari o opportuni in considerazione di eventuali inadeguatezze riscontrate, ovvero a seguito di significative violazioni o di cambiamenti della struttura organizzativa della Società in relazione al progresso scientifico e tecnologico.
e. proporre l’irrogazione di sanzioni disciplinari, per l’ipotesi in cui sia riscontrata la commissione di condotte indicate nel sistema disciplinare adottato dalla Società ai sensi del Decreto.
Al fine di consentire all’Organismo di Vigilanza di svolgere efficacemente le sue mansioni, l’RSPP deve inviare all’OdV copia della reportistica periodica in materia di salute e sicurezza sul lavoro e tutti i dati relativi agli infortuni sul lavoro occorsi nei siti della Società.
6.5. PREVENZIONE DEI REATI ASSOCIATIVI E DI CRIMINALITA’ ORGANIZZATA
La presente Parte Speciale Sezione “5” si è resa necessaria in quanto le forme di concorso nel reato associativo possono essere le più diverse. A mero titolo esemplificativo, può consistere nell’assunzione di lavoratori legati o “intermediati” dalle associazioni criminali; nel selezionare i fornitori secondo i desiderata dell’associazione; nella erogazione di denaro, sotto qualsiasi forma, in favore dell’associazione o di soggetti da questa indicati; nell’offrire ricovero per persone o cose presso le proprie strutture.
OBBLIGHI COMPORTAMENTALI.
Tutti coloro che operano in nome, per conto e nell’interesse di TRUCK VILLAGE COLLEFERRO sono tenuti ad eseguire – nel corso dell’attività d’impresa - una valutazione di affidabilità dei diversi soggetti (persone fisiche od enti) che hanno rapporti con la Società.
A tal fine possono essere utilizzati indici di attenzione e tra questi:
· sottoposizione a procedimento per l’applicazione di misure di prevenzione, ai sensi della normativa antimafia (art 3 ss. L. 1423 del 1956; art. 10 L. 575 del 1965);
· applicazione di misure cautelari coercitive nell’ambito di un procedimento penale o pronuncia di sentenza di condanna, ancorché non definitiva, compresa quella prevista dall’art. 444 c.p.p., nei confronti di imprenditori, soci, amministratori o dipendenti di imprese, per reati che incidono sull’affidabilità professionale e, tra questi, per i delitti contro la Pubblica Amministrazione, per partecipazione o concorso esterno nei reati associativi, per i delitti di usura, estorsione, ricettazione, riciclaggio, impiego di beni provenienti da delitti e per altre figure delittuose che assumono rilievo nell’ambito della criminalità organizzata;
· applicazione di misure cautelari nell’ambito di un procedimento penale e pronuncia di sentenza di condanna, ancorché non definitiva, compresa quella emessa su richiesta delle parti, nei confronti di enti, ai sensi del D.lgs. 231/2001, per reati contro la Pubblica Amministrazione, reati contro la persona, reati di riciclaggio e di associazione a delinquere di natura transnazionale, e per altre figure di reato che assumono rilievo nell’ambito della criminalità organizzata;
· costituzione di enti nei quali figurano, come soci, amministratori o gestori, persone (o prossimi congiunti) che partecipano o abbiano partecipato alle imprese od enti nelle situazioni indicate sub a), b) e c), ovvero manifestamente sprovvisti, per età o formazione, dei requisiti indispensabili per l’esercizio dell’attività imprenditoriale;
· imprese che siano da ritenere, sulla base di elementi di fatto, costituite soltanto allo scopo di occultare o favorire soggetti appartenenti a gruppi criminali o, comunque, di eludere divieti nello svolgimento di attività imprenditoriali;
· imprese od enti che risultino privi di rapporti con aziende di credito;
· intervento, nelle trattative commerciali, di persone od enti privi di legittimazione ad interloquire nelle trattative medesime;
· mancata consegna, qualora richiesta, del certificato del casellario giudiziario generale, del certificato dei carichi pendenti, del certificato antimafia, o di autocertificazione sostitutiva;
· mancata esibizione di documenti comprovanti l’iscrizione ad albi, ordini, elenchi, qualora l’iscrizione sia requisito necessario per lo svolgimento dell’attività.
L’accertamento delle situazioni di cui al punto precedente incide negativamente sulla valutazione di affidabilità professionale, a meno che l’esito favorevole dei procedimenti o processi o le giustificazioni addotte dai soggetti interessati siano tali da neutralizzare il giudizio negativo.
Le informazioni sui rischi di infiltrazione criminale raccolte da Istituzioni pubbliche od Organizzazioni private sono messe a disposizione delle imprese o degli enti presenti nell’area, i quali ne garantiscono responsabilmente l’utilizzazione ai soli fini indicati dal presente MODELLO.
PROTOCOLLI SPECIFICI PER LA PREVENZIONE DEI REATI IN MATERIA DI CRIMINALITA’ ORGANIZZATA.
Si indicano le norme comportamentali cui la TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si ispira al fine di prevenire il rischio reato di cui all’art. 416/bis, codice penale.
1. Criteri di selezione del personale
La selezione del personale, di qualunque livello, deve essere effettuata in modo trasparente e sulla base dei soli criteri di:
· professionalità specifica rispetto all’incarico o alle mansioni;
· uguaglianza di trattamento;
· affidabilità rispetto al rischio di infiltrazione criminale.
Ø Informazioni preventive
Per la partecipazione alle procedure di selezione, devono essere prodotti dall’interessato:
A. il certificato del casellario giudiziario generale, in corso di validità;
B. il certificato dei carichi pendenti, in corso di validità;
C. autocertificazione di onorabilità personale nella quale dichiara:
Ø di non aver mai subito procedimenti penali per delitti non colposi;
Ø di non aver riportato condanne ai sensi del D.Lgs.231/01;
Ø di non essere in alcun modo collegato né collegabile ad organizzazioni criminali e, pertanto, di non essere e di non poter costituire causa o strumento di tentativi di infiltrazione criminale all’interno della Azienda;
D. di aver preso atto del Codice Etico e del Modello Organizzativo adottati dalla TRUCK VILLAGE COLLEFERRO ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001, accettandone i contenuti e le disposizioni, ed affermando di non avere alcuna condizione personale di incompatibilità rispetto al complesso di dette regole;
E. di uniformare il proprio comportamento nell’ambito dell’azienda al Modello, al Codice Etico ed ai principi etici in esso contenuti e al Codice Antimafia.
Ø Informazioni continuative
Il lavoratore, di qualunque livello, deve comunicare alla società l’eventuale intervenuta sottoposizione a procedimento di prevenzione ovvero a procedimento penale per reati di criminalità organizzata o per reati che comunque incidano sui requisiti di professionalità ed affidabilità.
Ø Formazione
Il personale è informato, a cura del Consiglio di Amministrazione, circa i rischi di infiltrazione da parte della criminalità organizzata, mediante la diffusione di conoscenze e notizie sulle forme di criminalità presenti nel territorio.
Il Consiglio di Amministrazione, mediante l’OdV, predispone corsi di formazione, che includono l’aggiornamento sull’evoluzione dei rischi di inquinamento da criminalità e l’educazione alla legalità, quale componente fondamentale dell’etica professionale e presupposto indispensabile per una sana e duratura crescita economica.
La puntuale osservanza delle regole contenute in questo Capitolo costituisce un elemento positivo ai fini della valutazione di professionalità.
2. Selezione dei fornitori
L’obiettivo di prevenire il pericolo di infiltrazioni criminali deve essere perseguito utilizzando il massimo numero possibile di fonti informative, sia al momento della selezione o del primo contatto con i fornitori significativi sia nella valutazione delle successive condotte.
Le procedure di selezione dei fornitori significativi devono essere ispirate ai criteri e principi seguenti:
a) trasparenza delle procedure di selezione;
b) pari opportunità di accesso;
c) professionalità;
d) affidabilità;
e) economicità.
Il principio di economicità non può mai prevalere sugli altri criteri.
Qualora il fornitore svolga un’attività per la quale (o per parte della quale) siano necessarie autorizzazioni, permessi, licenze o concessioni ed il rapporto da instaurare con l’impresa ricada nell’ambito delle attività a cui le autorizzazioni, i permessi, le licenze o le concessioni si riferiscono, la consegna della documentazione corrispondente costituisce requisito indispensabile per l’instaurazione di qualsivoglia rapporto e per l’iscrizione nella lista dei fornitori qualificati.
La dichiarazione di dati falsi od incompleti comporta la risoluzione del contratto.
3. Selezione dei clienti “privati”
Devono essere acquisite tutte le informazioni accessibili relative ai clienti, da utilizzare, oltre che per la normale valutazione di tipo commerciale, anche per la verifica di possibili rapporti con soggetti ed attività riconducibili ad organizzazioni criminali.
L’acquisizione e la raccolta di informazioni relative ai clienti significativi devono essere effettuate sia nell’avvio che durante lo svolgimento del rapporto.
Le forniture ai clienti devono essere immediatamente sospese qualora risultino concreti elementi di rischio di infiltrazione criminale, oppure del verificarsi, in assenza di giustificazioni economiche o imprenditoriali, di:
· mutamenti repentini o reiterati nella compagine sociale o negli organi sociali;
· mutamenti significativi del settore di attività;
· mutamenti repentini riguardo alle dimensioni dell’attività, al patrimonio, alle richieste di forniture.
Ai clienti si applicano, in quanto compatibili, le previsioni che il MODELLO prevede per i fornitori.
1. Selezione dei clienti “pubblici”
Per quanto riguarda i clienti pubblici (Società in house, Consorzi, ecc.), tenendo conto della loro natura e funzione istituzionale, TRUCK VILLAGE COLLEFERRO acquisirà tutte le informazioni accessibili per la verifica di possibili rapporti con soggetti ed attività riconducibili ad organizzazioni criminali.
Qualora siano accertati dalle autorità concreti elementi di rischio di infiltrazione criminale riferibili ad un cliente pubblico, TRUCK VILLAGE COLLEFERRO si atterrà alle indicazioni delle autorità competenti, istituite e/o nominate per legge (commissari, ecc).
2. Pagamenti ed altre transazioni finanziarie
Tutti i pagamenti o le transazioni finanziarie devono essere effettuati tramite intermediari autorizzati, in modo che ne sia garantita la tracciabilità sulla base di idonea documentazione.
Non sono ammesse cessioni del credito o del debito a terzi, sotto qualsivoglia forma. In deroga a quanto sopra, sono ammessi pagamenti in contanti per somme non superiori alla soglia prevista dalla legislazione in materia di tracciabilità dei flussi finanziari.
Non sono ammessi pagamenti con assegni liberi.
FLUSSI INFORMATIVI ESTERNI E FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’OdV.
TRUCK VILLAGE COLLEFERRO, sulla base di regole stabilite al proprio interno, garantisce un’efficace vigilanza, tale da consentire l’accesso all’area dell’impresa soltanto a persone o mezzi autorizzati.
A questo scopo, devono essere sempre curata l’efficienza dei sistemi informatici e di videosorveglianza idonei ad assicurare la registrazione degli ingressi nell’area d’impresa.
È fatto divieto a tutti i prestatori di lavoro dell’impresa di sottostare a richieste estorsive di qualsiasi tipo (pizzo, messa a posto, offerte ecc.), da chiunque formulate; il prestatore di lavoro è in ogni caso tenuto ad informare l’autorità di polizia.
Nel caso di attentati ai beni aziendali o di minacce, è fatto obbligo a tutti i prestatori di lavoro di informare immediatamente le autorità di polizia, fornendo senza reticenza e con pieno spirito di collaborazione, tutte le informazioni e le notizie possedute, non solo in relazione agli eventi lesivi specifici, ma anche in ordine ad eventuali antefatti e circostanze rilevanti ai fini delle indagini.
È altresì immediatamente segnalato all’Organismo di Vigilanza, da parte di chiunque ne venga a conoscenza, ogni ulteriore fatto od elemento da cui si possa desumere il pericolo di interferenze criminali sull’attività dell’impresa.
L’obbligo di segnalazione all’OdV non esclude l’ulteriore obbligo di denuncia alla competente autorità giudiziaria o ad altra autorità che a quella abbia l’obbligo di riferire.
Sono garantiti la riservatezza e, nei limiti del possibile, l’anonimato, a coloro che adempiono agli obblighi di segnalazione o denuncia, con il pieno supporto, anche di assistenza legale, garantito dalla società.
La TRUCK VILLAGE COLLEFERRO verifica che non siano realizzate attività di ritorsione, di qualsivoglia natura, nei confronti del soggetto denunciante ed informa le autorità competenti per l’eventuale attivazione di adeguate misure di protezione.
La mancata osservanza da parte dei prestatori di lavoro, dipendenti e Amministratori degli obblighi di segnalazione relativi ai rischi concreti di infiltrazione criminale costituisce grave illecito disciplinare.
Whistleblowing
Profili normativi ed operativi della
nuova disciplina
La normativa
ha recepito in Italia la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019,
riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione;
ha abrogato e modificato la disciplina nazionale previgente (abrogati: l’art. 54 bis del Decreto legislativo 30 marzo
2001 n. 165 TUPI per gli enti pubblici; l’art. 6, commi 2 ter e 2 quater, del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231;
l’art. 3 del d. lgs. 179/2017; modificato l’art. 6 comma 2 bis del d.lgs. 231/01).
Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24
Linee Guida Anac
adottate con delibera del 12 luglio 2023.
2
Efficacia e Obiettivi
Il D.Lgs. 24/ 2023 ha efficacia:
per i soggetti del settore pubblico, dal 15 luglio 2023;
per i soggetti del settore privato con 250 o più dipendenti, a partire dal 15 luglio 2023;
per i soggetti del settore privato con numero di dipendenti fino a 249, a partire dal 17 dicembre 2023.
Finalità della disciplina:
- rafforzare i principi di trasparenza, integrità e responsabilità;
- contrastare e prevenire la commissione di illeciti;
- garantire un elevato livello di protezione delle persone segnalanti, creando canali di comunicazione sicuri.
Per divulgare al meglio tali finalità pianificare iniziative periodiche di sensibilizzazione e formazione del personale.
3
A chi si applica
Il Decreto si applica ai:
-soggetti pubblici (amministrazioni pubbliche, autorità amministrative indipendenti, enti pubblici economici, concessionari di
pubblico servizio, società a controllo pubblico, società in house, anche se quotate);
- soggetti privati che, nell’ultimo anno, hanno impiegato la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di
lavoro a tempo indeterminato o determinato;
-soggetti privati attivi nei settori dei servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del
terrorismo, tutela dell’ambiente e sicurezza dei trasporti, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno
50 lavoratori subordinati;
- soggetti del settore privato che hanno adottato Modelli di organizzazione ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 anche se
nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati.
Calcolo della media annua dei lavoratori fare riferimento al valore medio degli addetti al 31/12 dell’anno solare precedente a quello
in corso, contenuto nelle visure camerali (in sede di prima applicazione occorre fare riferimento alla media annua dei lavoratori impiegati al
31 dicembre 2022). Per le imprese di nuova costituzione, considerare il valore medio calcolato nell’ultima visura.
Chi è il segnalante
Dipendente (non solo dell’ente, ma anche dei partners commerciali dell’ente), lavoratore subordinato, collaboratore;
Lavoratore autonomo, libero professionista e consulente;
Volontario e tirocinante (anche non retribuito);
Azionista (che siano venuti a conoscenza di violazioni oggetto di segnalazione nell’esercizio dei diritti di cui sono
titolari in ragione del loro ruolo di azionisti rivestito nell’impresa);
Persona con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
Accezioneampiadi contestolavorativo:tutti i
soggetti chehanno una relazionequalificata
conl’ente
Può essere «segnalante» ogni persona che opera nel contesto lavorativo di un soggetto del settore pubblico o privato, in
qualità di:
5
Che cosa si può segnalare (1)
6
Il legislatore ha tipizzato gli illeciti, gli atti, i comportamenti o le omissioni che possono essere segnalati, indicando in modo
dettagliato – anche se piuttosto complesso – che cosa è qualificabile come violazione.
Le segnalazioni possono riguardare:
violazioni di norme nazionali e di norme dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;
violazioni commesse;
violazioni non ancora commesse, ma che il segnalante ritiene possano esserlo sulla base di elementi concreti (fondati
sospetti);
condotte volte ad occultare le violazioni;
violazioni intervenute nell’ambito di un rapporto di lavoro nel frattempo terminato;
violazioni intervenute nel periodo di prova;
violazioni intervenute nel periodo in cui il rapporto di lavoro non è ancora iniziato, qualora le informazioni sulle violazioni
oggetto della segnalazione siano state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali.
Che cosa si può segnalare (2)
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Violazioni del diritto nazionale:
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 231/2001;
violazioni dei MO 231.
Violazioni del diritto dell’UE:
illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al d.lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni
nazionali che ne danno attuazione (si tratta degli illeciti relativi a: contratti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e
prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti;
tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere
degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e
sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea;
violazioni della normativa in materia di concorrenza e aiuti di Stato.
Che cosa non si può segnalare
8
X Contestazioni legate a un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono ai propri rapporti individuali di
lavoro o ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
X contestazioni in materia di difesa e sicurezza nazionale;
X violazioni regolamentate in settori speciali, che già garantiscono apposite procedure di segnalazione (es: abuso di
mercato, intermediazione finanziaria).
Resta ferma la normativa in materia di: i) informazioni classificate; ii) segreto medico e forense; iii) segretezza delle
deliberazioni degli organi giurisdizionali; iv) norme di procedura penale sull’obbligo di segretezza delle indagini; v)
disposizioni sull’autonomia e indipendenza della magistratura; vi) difesa nazione e di ordine e sicurezza pubblica; vii)
esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati.
Non saranno prese in considerazione segnalazioni pretestuose:
Meri sospetti o voci.
aventi ad oggetto contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, anche
eventualmente denunciate all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri
rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego
pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate, oppure con colleghi.
ATTENZIONE AI IN REATI DI CALUNNIA, DIFFAMAZIONE, FALSA TESTIMONIANZA, ecc
È necessario che la segnalazione sia circostanziata, riguardi fatti riscontrabili e conosciuti direttamente dal
segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti, nonché contenga tutte le informazioni e i dati per
individuare inequivocabilmente gli autori della violazione.
Per ogni modalità di segnalazione descritta è garantita la riservatezza dell’identità del
segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del
contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Che cosa non si può segnalare
Se la segnalazione risulti priva di fondamento e/o rilevanza, saranno effettuati
accertamenti sulla sussistenza di colpa grave o dolo circa l’indebita segnalazione e, di
conseguenza, in caso affermativo, si darà corso alle azioni disciplinari e/o denunce
anche penali nei confronti del segnalante salvo che questi non produca ulteriori
elementi a supporto della propria segnalazione. In particolare, in caso di abuso o falsità
della segnalazione, con dolo o colpa grave del segnalante, resta ferma ogni eventuale
responsabilità del segnalante per calunnia, diffamazione, falso ideologico, danno morale
o altro danno civilmente o penalmente rilevante.
Che cosa non si può segnalare
Le informazioni contenute nella segnalazione saranno accessibili esclusivamente alle
persone specificamente incaricate per la gestione delle segnalazioni e saranno trattate
in conformità alle norme in materia di protezione dei dati personali.
Le persone che segnalano all’Autorità Giudiziaria, alla Corte dei Conti, all'Autorità
Nazionale Anticorruzione (ANAC), divulgano pubblicamente o segnalano violazioni di
cui siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo non possono subire
alcuna ritorsione (art. 17 comma 4 D.Lgs. 24/2023).
Che cosa non si può segnalare
Come deve essere la segnalazione
La segnalazione deve essere il più possibile circostanziata (utile allegare documenti a comprova dei fatti segnalati), per
consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni.
La segnalazione:
deve indicare le generalità del segnalante;
deve indicare un recapito del segnalante a cui comunicare gli aggiornamenti;
deve indicare le generalità o altri elementi che consentano di risalire al segnalato;
deve contenere la descrizione del fatto;
devono risultare chiare le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto;
deve indicare eventuali altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
La segnalazione può anche essere anonima se circostanziata e supportata da idonea documentazione, sarà trattata
alla stregua di una segnalazione ordinaria.
Resta inteso che si applicano le misure di protezione verso il segnalante anonimo solo nel caso in cui quest’ultimo sia
successivamente identificato e abbia subito ritorsioni.
12
Come si può segnalare (1)
CANALEINTERNO
ALLA SOCIETA’ CANALEESTERNO
(gestito da ANAC)
DIVULGAZIONEPUBBLICA
(tramitestampa,social
media, etc.) DENUNCIAAUTORITA’
GIUDIZIARIAeCONTABILE
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Come si può segnalare (2)
Il legislatore riconosce ai soggetti del settore pubblico la possibilità di segnalare ogni tipologia di violazione attraverso tutti i
canali attivabili.
I soggetti del settore privato, come nel ns caso, dispongono di poteri e canali di segnalazione più limitati
Tali informazioni devono essere facilmente comprensibili ed agevolmente accessibili anche alla persona segnalante che, pur
non essendo presente fisicamente nei luoghi di lavoro, è legittimata ad effettuare segnalazioni di whistleblowing (ad
esempio, mediante affissione nel luogo di lavoro in un punto accessibile a tutte le suddette persone, mediante pubblicazione
sui siti istituzionali, ecc.).
LG ANAC: opportuno mettere a disposizione informazioni chiare circa il canale, le procedure e i
presupposti per effettuare le segnalazioni, interne o esterne, in modo che le stesse siano
eseguite in modo consapevole e corretto
14
Come si può segnalare (3)
Enti privati con una media di lavoratori < a 50 e con MO 231:
le segnalazioni possono riguardare solo condotte illecite rilevanti per la disciplina 231 o le violazioni del MO 231
canale interno.
solo
Enti privati con una media di lavoratori = / > a 50 e con MO 231:
le segnalazioni possono avere ad oggetto condotte illecite o violazioni del MO 231 solo canale interno;
le segnalazioni possono riguardare violazioni del diritto UE* canale interno, esterno, divulgazione pubblica, denuncia.
Enti privati con una media di lavoratori = / > a 50, che non hanno il MO 231
le segnalazioni possono riguardare violazioni del diritto UE* canale interno, esterno, divulgazione pubblica, denuncia.
Enti privati attivi nei settori servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del
terrorismo, nonché sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente
le segnalazioni possono riguardare violazioni del diritto UE* canale interno, esterno, divulgazione pubblica, denuncia.
Il legislatore incoraggia l’uso del canale interno: esso favorisce una cultura della buona comunicazione e della responsabilità
sociale d’impresa e fa in modo che i segnalanti contribuiscano al miglioramento della propria organizzazione.
15 * E della normativa nazionale di recepimento
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CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNO
L’Ente deve consentire al segnalante di effettuare la segnalazione:
in forma scritta
modalità cartacea LG ANAC sistema a buste chiuse:
modalità informatica (piattaforma on line);
E (congiunzione, non O con funzione disgiuntiva)
in forma orale: linee telefoniche dedicate, sistemi di messaggistica vocale, incontro diretto del segnalante con il
responsabile della gestione della segnalazione, che deve essere fissato entro un tempo ragionevole.
NO POSTA ELETTRONICA PEC
Per essere ritenuto adeguato alla normativa, il canale di segnalazione deve necessariamente garantire:
l’accesso alle segnalazioni solo da parte del personale autorizzato;
la riservatezza, anche tramite strumenti di crittografia, del segnalante, del segnalato, del facilitatore e del contenuto
della segnalazione;
la tutela dei dati personali.
1busta:
2busta:
3busta:
datidel segnalante ecopiaC.I.
segnalazione
«riservata al gestore della segnalazione
whistleblowing»
Chi può gestire la segnalazione?
La scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore della segnalazione è rimessa alla libera discrezionalità dell’ente, tenendo
in considerazione le dimensioni, l’attività esercitata e l’assetto organizzativo di cui si è dotato.
La gestione della segnalazione può essere affidata, alternativamente:
a una persona fisica interna all’impresa;
a un ufficio interno all’impresa (che svolgerà tale mansione non in via esclusiva);
a un soggetto esterno (con contratto di servizio).
Il Ricevente la Segnalazione è l’Organismo di Vigilanza della SSI
conflitto di interessi (condizione per segnalazione attraverso canale esterno, non potendo
essere assicurato che alla segnalazione sia dato efficace seguito).
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Chi può gestire la segnalazione?
I soggetti cui è affidata la gestione della segnalazione:
devono essere autonomi, possedere cioè i requisiti di imparzialità e indipendenza
devono essere adeguatamente formati sulla disciplina whistleblowing;
se soggetti interni, devono essere autorizzati al trattamento dei dati personali e ricevere una specifica formazione in
materia di privacy (nel rispetto del GDPR);
se soggetti esterni, devono essere nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR).
Se la segnalazione «whistleblowing» è presentata a un soggetto interno diverso da chi gestisce le segnalazioni:
essa va trasmessa entro 7 giorni dalla ricezione al soggetto competente a riceverla, dandone contestuale notizia al
segnalante.
Capacità di mantenersi estraneo agli interessi di
parte e gestire la segnalazione con obiettività
Libertà da interferenze di ogni tipo, inmodo da
garantire un’analisi oggettiva della segnalazione
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Le attività del gestore della segnalazione
Il gestore della segnalazione:
Entro 7 giorni dalla data di ricezione rilascia al segnalante l’avviso di avere ricevuto la segnalazione;
Mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante;
Esegue un esame preliminare della segnalazione ricevuta verifica che il segnalante sia un soggetto legittimato ad
effettuare la segnalazione, se la segnalazione rientra nell’ambito oggettivo di applicazione della norma e se la stessa è
sufficientemente circostanziata;
Avvia l’istruttoria sui fatti segnalati verifica, analizza e valuta la fondatezza dei fatti segnalati, anche dialogando
con il segnalante, acquisendo atti e documenti da altri uffici e coinvolgendo – se necessario - terze persone;
Agisce in ogni fase avendo cura di tutelare la riservatezza dell'identità della persona segnalante, del segnalato e di tutte le
persone coinvolte nella segnalazione;
Importante tracciare e archiviare correttamente le attività di accertamento
Si informa che Il Responsabile della Sicurezza delle Informazioni assolve la funzione di Custode dell’Identità del
Segnalante, che autorizza la visualizzazione dell’identità del Segnalante al ricevente, che motivatamente lo chiede.
Il Custode non visualizza né nome né cognome né alcun dato del segnalante e della segnalazione.
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Le attività del gestore della segnalazione
Trascorsi 3 mesi dalla data di ricevimento della segnalazione, il gestore comunica al segnalante:
l’archiviazione della segnalazione e ne motiva le ragioni, oppure
l’accertamento della fondatezza della segnalazione e
la trasmissione della segnalazione agli organi competenti per i relativi seguiti (es. il management aziendale, l’AD, etc.).
Il riscontro da rendersi nei 3 mesi può essere anche solo interlocutorio ove l’istruttoria non sia terminata e, in tal caso,
occorre informare il segnalante dell’attività svolta e dell’attività che si intende svolgere. Il segnalante sarà quindi
successivamente informato dell’esito finale dell’istruttoria.
LG ANAC: Non spetta al gestore della segnalazione accertare
responsabilità individuali, né svolgere controlli di legittimità o
di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente, a pena di
sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti
all’interno dell’ente, ovvero della magistratura.
Art. 2,lett. n),D.Lgs.24/2023:seguito =l’azioneintrapresa dal soggetto cui
è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la
sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure
adottate.
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Il D.Lgs. 24/2023 prevede un sistema di protezione che comprende:
la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e di ogni altra informazione che consenta di risalire, direttamente o
indirettamente, al segnalante.
Le tutele e le misure di sostegno
E’ necessario il consenso espresso del segnalante per rivelare la sua identità:
- a persone diverse dai gestori delle segnalazioni;
- per la difesa del soggetto cui è stato contestato un addebito disciplinare (+ comunicazione scritta delle
motivazioni della rivelazione);
- per la difesa della persona coinvolta (+ comunicazione scritta delle motivazioni della rivelazione).
La tutela della riservatezza va assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare (vietato accesso agli atti
amministrativi ex art. 22 L.241/1990).
Sul piano operativo, necessario adottare sistemi sicuri di protezione delle informazioni (es: crittografia).
I Mo 231 devono prevedere sanzioni disciplinari verso i responsabili della violazione dell’obbligo di riservatezza nella
gestione delle segnalazioni.
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la tutela da eventuali ritorsioni adottate dall’ente in ragione della segnalazione;
Le presunte ritorsioni devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC.
le limitazioni di responsabilità per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette (es: rivelazione di
segreto d’ufficio, segreto professionale, segreti industriali, etc.).
La tutela dell’identità fisica del segnalato
Rispettare la normativa in tema di tutela dei dati personali
Le tutele e le misure di sostegno
Comportamenti, atti od omissioni, anche solo tentati o minacciati, che si verifichino nel contesto lavorativo e che
determinino – in via diretta o indiretta – un danno ingiusto ai soggetti tutelati. Es. di ritorsione: pretesa di risultati
impossibili da raggiungere nei modi e nei tempi indicati, valutazione delle performance artatamente negativa,
revoca ingiustificata di incarichi, etc.
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Gli altri soggetti tutelati
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Le stesse tutele previste per il segnalante si applicano nei confronti dei seguenti soggetti:
Facilitatore: la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo
contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (es: collega d’ufficio);
Persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela
entro il quarto grado (stabile legame affettivo = convivenza / rapporto affettivo caratterizzato da una certa stabilità);
Colleghi di lavoro del segnalante, che lavorano nel suo medesimo contesto lavorativo e che hanno con il segnalante un
rapporto abituale e corrente (quindi non sporadico, né occasionale);
Enti di proprietà del segnalante, in via esclusiva o in partecipazione maggioritaria;
Enti presso i quali lavora il segnalante (dipendente di un’impresa che effettua una fornitura in favore di un’altra impresa e
segnali una violazione intervenuta in quest’ultima: la ritorsione potrebbe essere attuata non verso il segnalante, bensì nei
confronti dell’impresa in cui quest’ultimo opera, per esempio attraverso l’interruzione anticipata del contratto di fornitura);
Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante (partnership tra imprese).
Si può ricorrere al canale esterno di segnalazione presso ANAC solo in presenza di alcune condizioni:
1. Se il canale interno obbligatorio:
- non è attivo;
- è attivo ma non è conforme a quanto previsto dal legislatore in merito ai soggetti e alle modalità di presentazione delle
segnalazioni (garanzia di riservatezza).
2. La persona ha già fatto la segnalazione interna, ma questa non ha avuto seguito.
3. Il segnalate ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna:
- alla stessa non sarebbe dato efficace seguito;
- questa potrebbe determinare rischio di ritorsione.
4. Il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il
pubblico interesse.
CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNO
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Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi
elettronici / di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (social media).
Si può effettuare una divulgazione pubblica quando:
1. È stata fatta una segnalazione interna a cui l’ente non ha dato riscontro nei termini previsti e a tale segnalazione abbia
fatto seguito una segnalazione esterna ad ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro
termini ragionevoli.
2. Il segnalante ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro
in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli.
3. Il segnalante ha fondato motivo di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete, che la violazione possa
rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
4. La persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione
esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito (es: ipotesi di collusione tra il
gestore e l’autore della violazione).
DIVULGAZIONE PUBBLICA
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www.assolombarda.it
www.genioeimpresa.it
Seguici su
Le segnalazioni potranno essere effettuate utilizzando uno dei seguenti canali interni alla Società:
invio segnalazione mediante calane on line ovvero mediante utilizzo del portale raggiungibile al seguente indirizzo:
https://whistleblowing.publiservizi.net
L’applicazione è basata sulla soluzione certificata e utilizzata dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), e fa sì che le
segnalazioni siano indirizzate all’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D. Lgs. 231/01, con la garanzia della tutela
della riservatezza circa l’identità del segnalante.
La piattaforma è conforme allo Standard ISO 37002, alla Direttiva EU 2019/1937 e al Regolamento Generale sulla
Protezione dei Dati (GDPR)., per permettere di effettuare in sicurezza la segnalazione degli eventuali illeciti dei quali si è
venuti a conoscenza nello svolgimento della propria attività lavorativa.
invio mail all’indirizzo di richiesta di appuntamento per un colloquio riservato con l’ODV.
CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA TRUCK VILLAGE
ISTRUZIONE OPERATIVA UTILIZZO PIATTAFORMA
WHISTLEBLOWING/SEGNALAZIONI INTERNE
Il soggetto che intende inviare una segnalazione accede alla piattaforma tramite il sito internet
aziendale seguendo le sotto riportate indicazioni.